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Via via che aumenta l’utilizzo di servizi web-based per la scrittura e la condivisone, si moltiplicano anche le richieste di consigli e suggerimenti per un utilizzo più avanzato e consapevole di questi tool. Prima fra tutti, la suite di Google Docs raccoglie parecchi consensi, motivo per cui vogliamo riportare (tradotto) un post molto interessante di Digital Inspiration che risponde ad alcune delle domande più frequenti.

D: Come faccio a caricare tutti i miei documenti di Microsoft Office dal desktop su Google Documenti?
A: List Uploader è una utility di Windows che consente il caricamento collettivo di files su Google Docs via drag-n-drop o tramite il tasto destro del mouse.
Gli utenti Mac possono caricare documenti attraverso GDocsUploader - semplicemente facendo il drag-n-drop del documento sull’icona. Un’altra opzione è GDocsBar - basta trascinare i file nella sidebar di Firefox e verranno caricati automaticamente in Google Documenti.

D: Come faccio ad associare le estensioni comuni di Office, come doc/xls/ppt con Google Docs in modo che i documenti che ho sul desktop siano aperti direttamente nel browser?
A: Scarica ed installa la Google Toolbar  e spunta il checkbox ‘Google Docs’ della Google Toolbar. Ciò ti consente di aprire i documenti di Office direttamente nel browser scavalcando Microsoft Office.

D: Sono preoccupato per il fatto che qualcuno possa impadronirsi del mio account Google e cancellare i file importanti. Per essere sicuro, voglio scaricare tutti i documenti da Google Docs a livello locale e masterizzarli su un CD. E ‘possibile?
A: Per scaricare una copia di tutti i tuoi documenti di Google Docs sull’hard disk, scarica ed installa questo script di GreaseMonkey. Si creerà un elenco di tutti i tuoi documenti online che è possibile scaricare in un unico passo usando l’addon per Firefox DownloadThemAll.

D Come posso aggiungere un watermark (come privato, confidenziale, ecc) ad un mio documento Google?
R: È sufficiente modificare il codice CSS del tuo documento: devi aggiungere un’immagine nel background (che non si ripeta).

D: Posso aprire i documenti di Word 2007 (docx) in Google Documenti?
R: A differenza di Zoho Office, Google Docs non supporta il nuovo formato di Office 2007, ma è possibile convertire questi file docx al vecchio formato doc utilizzando Zamzar e, dopo aver ricevuto il file tradotto sull’email, effettuare il loro caricamento su Google Docs.

D: Mentre controllavo la posta su un telefono cellulare, un cliente mi ha inviato una presentazione di PowerPoint come allegato e-mail. Il mio telefono non ha alcun visualizzatore di Office: come posso vedere questa presentazione?
R: Puoi inoltrare la stessa e-mail (con allegato) al tuo indirizzo di Google Docs. In breve tempo riceverai una e-mail contenente il link della presentazione che hai caricato che, a questo punto, può essere visualizzata nel browser del telefono cellulare senza bisogno di alcun visualizzatore di Office.

D: Ho scritto un lungo documento in Google Docs in italiano ma il mio cliente insiste per una versione francese. Posso tradurre documenti di Google Docs on-line?
R: Pubblica il tuo documento di Google come pagina web pubblica e poi utilizza Google Translate per tradurre questa pagina in qualsiasi altra lingua (con tutti i limiti e le imprecisioni annesse, ndr). È possibile copiare incollare il testo tradotto in un nuovo documento e poi disattivare la condivisione pubblica per il documento originale.

D: Devo inviare un documento di Google ad una lunga mailing list. È possibile tenere tracciato chi legge il documento e quando?
R: Vai alla pagina Impostazioni di Google Documenti e attiva l’opzione che dice “Tieni traccia delle visite ai miei documenti con Google Analytics”.

D: Devo inviare un documento al mio capo: come faccio a sapere se davvero ha aperto il mio documento?
R: Basta inserire un’immagine nascosta di 1 × 1 pixel nel documento per sapere quando qualcuno apre il tuo documento di Google.

D: Voglio creare nuovi documenti in Google Docs in un click, senza dover andare su File -> Nuovo documento.
R: Semplice, aggiungi un bookmarklet per il tuo browser.

D: Voglio trasformare Google Docs in uno strumento di scrittura privo di distrazioni come Writeroom.
R: Vai al menù Modifica -> Stile Documento e imposta il colore di sfondo su nero. Poi modifica il colore del font su bianco o verde e premi Ctrl + Shift + F per entrare modalità a schermo intero.

D: OK, so che è possibile scrivere documenti o creare fogli di lavoro in Google Documenti, ma cos’altro? Dimmi qualche altro utilizzo creativo di Google Docs.
R: Beh, si può utilizzare Google Documenti per il live blogging, scrivere libri, leggere Feed RSS, confrontare i file di testo, controllare le pagine web, eseguire sondaggi, pianificare matrimoni e tanto altro ancora.

D: Dimmi alcune applicazioni desktop che funzionano con Google Docs.
* GMDesk - Applicazione in AIR che permette a Google Docs di comportarsi come un programma desktop.
* GDocsBar - La perfetta estensione di Google Docs per Firefox.
* Invia a Google Documenti - Carica documenti (compresi PDF) direttamente a Google Docs (online).
* OO Add-on - Esporta o importa documenti da OpenOffice.org o StarOffice a Google Documenti.

D: Come altri strumenti di Google, posso accedere alla mia libreria di Google Docs dalla sidebar di Firefox?
R: Crea un segnalibro per http://docs.google.com/m e impostalo come bookmark da aprire nella sidebar di Firefox. È possibile esplorare tutti i documenti dalla sidebar laterale, ma non crearne di nuovi.

D. Posso utilizzare Google Docs come Microsoft OneNote per prendere appunti e salvare “ritagli” di web?
R: Apri un nuovo documento di Google in una scheda separata del browser e trascina il ritaglio da un’altra scheda/finestra in questo documento.

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