Inviaare invito via gmail

Gmail ha introdotto un’integrazione ancora più efficace con Google Calendar: quando andiamo a comporre un nuovo messaggio, accanto al link di inserimento allegati troviamo una nuova opzione per l’invio di inviti.

Al clic su “Inserisci invito“, Gmail apre una finestra di dialogo con un’interfaccia che ci consente di creare un nuovo evento del calendario, scegliere data e ora, inserire location e descrizione e scegliere un calendario per l’evento.
La cosa intelligente è che, se i destinatari sono nostri contatti di Google, Gmail ci permette a verificare la loro disponibilità abilitandoci alla visualizzazione delle attività programmate (purché abbiamo il permesso di accedere ai calendari condivisi o pubblici).

aggiungi l'evento al calendario

Dopo aver inserito tutti i dettagli, l’evento viene integrato automaticamente nel corpo dell’email e-mail, avendo ancora la possibilità di modificarne i dettagli o rimuoverlo.

Chi riceve il messaggio di posta si trova l’invito e un link diretto per aggiungere l’evento al proprio calendario. Comodo, no?

Google Calendar ha invitato alcuni utenti a testare una nuova funzionalità chiamata Sneak Preview, che consente di visualizzare un’anteprima dei calendari dei tuoi amici, mentre stai creando un tuo evento. Attualmente, in Labs il gadget “Free or Busy” consente già di verificare la disponibilità degli amici per un evento creato.
Tuttavia, quando si tratta di pianificare un appuntamento futuro, prima di creare l’evento sarebbe comunque necessario passare a una data successiva e verificare il calendario del proprio amico per assicurarsi che l’ospite sia libero in quel momento particolare.

Con Sneak Preview, potremo essere in grado di visualizzare in anteprima il calendario del nostro contatto su un nuovo mini-calendario nella schermata “Crea evento”.
Ciò rende la pianificazione molto più semplice, consentendo di vedere quando le persone sono libere, e se la data proposta sarebbe in conflitto con eventi già programmati.
Questa infatti viene evidenziata con un box trasparente in sovraimpressione (trascinabile col drag & drop). Man mano che si aggiungono gli ospiti al nostro evento, ci viene mostrato il loro calendario e possiamo visualizzare le loro attività pianificate per il futuro lungo il lato destro del nostro calendario. Passando col mouse sopra ogni attività, possiamo vederne ulteriori dettagli in una piccola finestra pop-up.

Sneak Preview, tuttavia, potrebbe non essere utile per gli utenti che possiedono diversi calendari (ad esempio uno per lavoro e uno personale), in quanto attualmente c’è un limite reale, ovvero viene mostrato solo il nostro calendario predefinito.

Per poter provare la nuova funzione, dovreste vedere un link nella pagina “Crea evento” (vedi screenshot).

calendar Sneak Previeew

Dopo molte richieste di utenti che si auguravano un’integrazione con Calendar, Google ha recentemente aggiunto nei Contatti diversi nuovi campi, tra cui anche la data di nascita.
Finalmente è possibile aggiungere ai propri calendari anche l’elenco dei compleanni dei nostri amici, aggiornandolo di volta in volta dal Contact Manager (anche via Gmail).

Come si aggiunge il calendario dei compleanni dei contatti nel proprio Calendario Google?

Calendario compleanni

1. Impostazioni > Calendari > Sfoglia calendari pubblici

2. Compleanni ed eventi dei contatti > Aggiungi calendario

3. Nella scheda Altri calendari troviamo il calendario compleanni dei contatti!

Come per tutti i calendari pubblici, anche il calendario compleanni resta di sola visualizzazione, quindi non possiamo modificare direttamente gli eventi nè possiamo impostare le regole di notifica. Questo purtroppo è un gran bel limite, soprattutto perchè nel caso di compleanni “importanti” un’email o un SMS automatico non guasterebbero! Le uniche funzioni supportate sono quelle di embed e dell’esportazione nei formati utilizzati per accedere al calendario da altre applicazioni (XML, ICAL, HTML).

Sei nuove funzioni da sperimentare direttamente in Calendar: ecco la novità di oggi dagli uffici di Mountain View!
Come in Gmail, anche nel calendario di Google ha fatto la sua comparsa Labs, un’area di impostazioni riservata a funzioni innovative che gli utenti possono scegliere di testare o disabilitare a proprio piacimento.

background in calendar

Per cominciare, Calendar offre:

1. Background: si può aggiungere un’immagine di sfondo al calendario via URL (no upload diretto).

2. Allegati: possiamo allegare documenti di Google ad un evento, in completa integrazione con il nostro account.

3. World clock: orologi dal mondo che consentono di vedere in quale fuso orario si trova la persona con cui stiamo cercando di organizzare un meeting/evento.

labs in calendar

4. Jump to date: un piccolo filtro per “saltare” immediatamente al giorno desiderato (passato o futuro).

5. Next meeting: il conto alla rovescia per il prossimo appuntamento in programma.

6. Free or busy: mostra lo status (libero o occupato) di un nostro contatto con cui stiamo condividendo il calendario.

Insieme ai Labs, che trasformano anche il calendario nell’ennesimo contenitore di gadget, Google sta rilasciando anche a nuove API per consentire agli sviluppatori di intervenire sull’interfaccia di Calendar.

Well done!

La prima apparizione dei Task è stata nei Labs di Gmail, quindi è stata sviluppata una versione per iPhone e un modulo per i gadget iGoogle; ora è possibile gestire le attività anche da Google Calendar, con due diverse possibilità di visualizzazione: nella barra laterale destra, dove è possibile anche gestire le attività programmate, e come funzione built-in del Calendario.

Tasks nel Calendario

Per aggiungere un Task infatti possiamo sia creare un nuovo elemento dalla barra laterale che compare già in Gmail, sia cliccare su un riquadro del Calendario, come se volessimo aggiungere un evento qualsiasi, e selezionare invece l’opzione Tasks. Ovviamente le attività sono aggiornate in tempo reale, dunque se aggiungo, modifico, rimuovo una attività nel calendario, questo aggiornamento è immediatamente visibile anche in Gmail e viceversa. Ecco cosa leggiamo sul blog di Google:

COSA SI PUO’ FARE

• le attività per cui è stata scelta una data di scadenza appariranno automaticamente nl nostro calendario identificate da un diverso colore;
• per creare un compito con una data di scadenza in Calendario, fare clic su uno spazio vuoto nella vista Mese o nella sezione Tutto il giorno e selezionare l’opzione task;
• per allegare una data di scadenza ad un task, fare clic sulla freccia destra accanto all’attività mostrata nell’elenco dei task, quindi, fare clic sull’icona del calendario per selezionare una data;
• per modificare la data di un task, è sufficiente trascinare il task nella casella di una nuova data (drag and drop, come si farebbe con un evento di calendario);
• per contrassegnare un’attività come completata dal calendario, fare clic sulla casella accanto al titolo del compito;
• per tracciare la sequenza di tasks in programma è stato aggiunto nella sidebar un comodo filtro che ordina le attività per data di scadenza.

COSA MANCA

• non è possibile utilizzare “aggiunta rapida” per creare compiti;
• i tasks aggiunti al calendario non possono essere sincronizzati con altre applicazioni;
• non è (ancora) possibile ricevere notifiche via SMS o e-mail per i tasks.

L’esplosione della “socialità” ci ha portati pian piano a ricorrere a così tanti web tools per migliorare la produttività ed ottimizzare le delle nostre attività, da rendere quasi complicato gestirli tutti contemporaneamente. E visto che sarebbe impensabile avere un’altra applicazione per gestirli tutti, semplicemente è il caso di fare un po’ di sincronizzazione.

Cominciamo, ad esempio, col sincronizzare il calendario di eventi di Facebook con Google: è una procedura semplicissima che richiede davvero pochi minuti!

Gli eventi di facebook

Nel nostro account di Facebook, alla sezione Eventi facciamo click sul link Esporta Eventi e copiamo l’URL che ci viene indicato.

Aggiungi URL

Dopo il login in Google Calendar, nel box Altri calendari selezionamo Aggiungi>Aggiungi URL ed incolliamo l’indirizzo precedentemente copiato da Facebook.

In pochi secondi gli eventi salvati in Facebook vengono integrati anche in Google Calendar e, ovviamente, ad ogni nuova attività del primo corrisponde l’aggiornamento del secondo. La cosa utile è che non vengono sincronizzati tutti gli eventi, ma solo quelli in cui abbiamo previsto la nostra presenza (forse parteciperò/perteciperò).

Di default, il calendario viene aggiunto come privato e visibile solo a noi, ma se vogliamo renderlo pubblico o condividerlo con altri utenti, ricordiamoci di spuntare l’opzione “Vuoi impostare il calendario come accessibile pubblicamente?” al momento del copia/incolla dell’URL.

Questa e tantissime altre informazioni interessanti sul social network del momento potete trovarle su Inside Facebook.

Sta facendo il giro di molti blog l’ultima uscita di Google, ovvero la release di Google Sync anche per iPhone, Nokia, Sony Ericsson e Windows mobile. Questa applicazione, già disponibile per Blackberry, lavora in modalità push per sincronizzare contatti e calendari del nostro accunt di Google.

Da tenere presente:

- la sincronizzazione avviene solo per i “Miei Contatti” di Gmail e non “Tutti i contatti”, quindi possiamo scegliere quali utenti includere in questa lista e, eventualmente, fare un po’ d’ordine rimuovendo i duplicati, modificando, aggiungendo i contatti che ci vogliamo portare sul telefonino, o anche unendo indirizzi email diversi che appartengono alla stessa persona;

- sull’iPhone per ogni contatto possono essere sincronizzate un certo numero di informazioni: fino a 3 indirizzi email, 2 numeri telefonici per Casa, 1 per Fax, 1 per mobile, 3 per Lavoro e 1 Fax per Lavoro.

- Google Sync rimuove completamente tutti i contatti che siano già presenti sullo smartphone, quindi è assolutamente necessario fare un backup prima di avviare la sincronizzazione!

- Sono sincronizzabili fino a 5 calendari (iclusi gli alerts), ma non viene ancora mostrato lo status di partecipazione ad un evento.

Da Google, tutte le istruzioni per la configurazione dei vari tipi di dispositivi, sottoposti cmq alla creazione di un account Microsoft Exchange. La comodità della modalità push è che ogni modifica ai contatti o ai calendari che l’utente effettua via applicazione desktop o via telefonino viene automaticamente portata ai dati archiviati di Google e, dunque, visibile entro pochi minuti dall’utente, senza bisogno di contattare ogni tot minuti i srever di Google per vedere gli aggiornamenti (come invece accade per il protocollo POP3 o IMAP per l’email).

Google Calendar ha finalmente aggiunto il supporto a CalDAV, un protocollo aperto che consente l’accesso al calendario via WebDAV (via).

“What is CalDAV

CalDAV is an open protocol that allows calendar access via WebDAV. CalDAV models calendar events as HTTP resources in iCalendar format, and models calendars containing events as WebDAV collections. This allows you to publish and subscribe to calendars, share them collaboratively, sync between multiple users and sync between multiple devices.”

Per ora l’unica applicazione contemplata in questa interazione è iCal. Questo significa vedere e modificare gli eventi segnalati in Google Calendar anche offline, via iCal appunto: nel momento in cui si torna online, il calendario di Google si sincronizza con tutte le modifiche apportate precedentemente attraverso iCal.

iCal + Google Calendar

Per abilitare questa opzione, è sufficiente seguire le istruzioni indicate da Google:

1. Aprire iCal>Preferenze>Account

2. Aggiungere un nuovo account cliccando il segno +

3. Inserire le seguenti informazioni:

Descrizione: questo sarà il titolo del nuovo calendario sincronizzato.
Username: bisogna inserire l’indirizzo email completo (anche con la @) utilizzato per accedere al calendario; questo vale anche se utilizzate Google Apps for your domain.
Password: digitare la password associata all’account.

5. In Opzioni Server è necessario inserire il seguente indirizzo [ https://www.google.com/calendar/dav/ [tuo indirizzo email Google Calendar] /user ] come URL Account.

Ad esempio, se l’indirizzo per l’accesso a Google Calendar è tuonome@gmail.com, l’indirizzo da inserire nella voce Account URL sarà https://www.google.com/calendar/dav/tuonome@gmail.com/user

6. Cliccare Aggiungi ed attendere qualche minuto per la sincronizzazione degli account. Di default, il calendario si aggiorna ogni 15 minuti, ma è possibile modificare questa impostazione dal pannello di Preferenze in iCal oppure semplicemente fare refresh del calendario tenendo premuto il tasto Cmd (mela) +R.

Ci sono attualmente alcuni bugs da risolvere: pare che gli allarmi/reminders non riescano a sincronizzarsi, ma funzionano solamente se vengono abilitati via Google Calendar e non iCal; lo stesso vale per le notifiche email ed SMS. In attesa di una seria operazione di bug fixing, ricordiamo che esistono molte applicazioni di terza parte per la sincronizzazione dei calendario tra diversi account e dispositivi (anche mobili): Calgoo, Plaxo, GCalSync, GMobileSync, per dirne qualcuno free.

Ma forse semplicemente è meglio staccare la spina e andare in vacanza!