Login multiplo in diversi account di Google
Dopo che si abilita questa funzione avanzata dalle proprie impostazioni di account, è possibile fare switch da un profilo Google all’altro (nel caso ne abbiamo più di uno) attraverso un menù a tendina, ma sempre rimanendo nella stessa sessione del browser.

“If you use multiple sign-in, the first account you sign in to will be your default account. If you visit other Google products that don’t support multiple accounts after you’ve signed in, you will automatically sign in to your default account for that product. If you sign out of any Google product while signed in to any account, you will be signed out of all your Google Accounts at once.”

Nuove opzioni per la funzione Undo di Gmail
La possibilità di annullare l’invio di un’email abilitando questa funzione nei Labs di Gmail si arricchisce di una ulteriore opzione: la scelta del lasso di tempo entro cui poter “tornare indietro” ed eliminare l’invio del messaggio (5, 10, 20 o 30 secondi).

Ricerca avanzata in Gmail e Docs
Gmail ha aggiunto nei Labs un tool che estende la ricerca dall’interfaccia di Gmail agli altri siti collegati al nostro account. Ora cercando una parola chiave, posso scegliere se effettuare la ricerca in Gmail e Docs oppure sul web. I risultati della ricerca vengono mostrati sempre all’interno di Gmail, suddivisi tra messaggi di posta e documenti.

Controllo ortografico in Spreadsheets
I Fogli di Calcolo aggiungono un pulsante per verificare la correttezza dei termini inseriti nelle celle, ma il tool non è automatico: per lanciare lo spell check basta andare in Tools > Spell Checking e il sistema fa una scansione dei testi segnalando eventuali errori ortografici.

I documenti di Google, salvati “on the cloud” e accessibili da qualunque luogo dotato di connessione internet, hanno sicuramente reso possibile un’immediatezza e facilità di collaborazione senza predecenti. Poche settimane fa, nell’ultima versione dei docs rilasciata da Google, sono emerse funzioni aggiornate che ci semplificano la vita durante la stesura di progetti di condivisi: vediamo i commenti.

Collegamento del testo al commento
I commenti sono piccoli snippet di testo che permettono a qualsiasi utente stia lavorando su un doc di aggiungere la propria nota al di fuori dell’area dei contenuti.
Il commento si aggiunge selezionando una porzione di testo e facendo click su Inserisci > Commento.
Visivamente, chi collabora allo stesso documento riconosce subito i punti commentati: cliccando sulle parole evidenziate viene identificato il commento corrispondente e viceversa.

Commenti a margine

I commenti vivono al di fuori dei margini dello spazio di editing - ma sono collegati al testo di riferimento nel documento. Questo significa che è possibile lasciare note per gli altri collaboratori, senza tuttavia ingombrare il contenuto originale.
Possiamo visualizzare o nascondere tutti i commenti selezionando o deselezionando la voce di menu Vedi>Mostra commenti/Nascondi commenti.

Interazione nella finestra del commento
La piccola finestra che contiene il commento ha un’interfaccia molto intuitiva che ci consente diverse azioni:
- eliminare un commento, facendo click sull’icona del cestino sopra un commento;
- rispondere a un commento premendo la freccia di risposta, in modo tale che questo apparirà proprio sotto la nota a cui si sta rispondendo;
- nascondere un commento attraverso la “X” nella parte superiore della finestra.

Per provare le nuove funzioni dei documenti di Google inclusi i commenti, è necessario interagire con l’ultima versione dei docs, accessibile da un link sempre in evidenza nella barra in alto a destra della pagina oppure dalla scheda Impostazioni.

Sul blog di Google Docs c’è un interessante post di Morten Just, product manager di Vodafone Danimarca, che ha sperimentato un modo estremamente produttivo di utilizzare i documenti collaborativi di Google.

La necessità professionale di condividere schemi e wireframes con team distribuiti in altre sedi europee della sua azienda era già comodamente gestita attraverso la collaborazione sullo stesso documeno di Google. Tuttavia Morten ha fatto un passo in avanti rispetto a questa interazione, preparando il terreno per velocizzare il processo di decisione e sketching dell’architettura del sito.

Dai modelli realizzati ha estratto barre di scorrimento, pulsanti e cursori, mettendoli al di fuori della tavola da disegno, pronti per essere duplicati e trascinati nel wireframe.

Ecco qualche esempio:
Wireframe pagina generica
Wireframe mobile (altri wf per iphone disponibili sul suo blog)

Per iniziare a lavorare su un wireframe
1. Apri il modello che desideri utilizzare
2. Fai clic su ‘Log in’ in alto a destra
3. Scegli File > fai una copia
4. Realizza il wireframe

Impacchettare più wireframes
Quando si hanno più wireframes singoli, può essere utile “impacchettarli” in un unico documento che può essere inviato in giro, fatto stampare, o presentato nelle riunioni.

Poiché Google non ha ancora previsto un modo per importare un disegno in una presentazione, ecco un trucco utilizzando la funzione Clipboard (Appunti web ):

1. File > Nuova presentazione, per aprire una presentazione in bianco nella nuova finestra.
2. Torna al disegno e seleziona tutto.
3. Fai clic sull’icona della Clipboard > Copia nella clipboard
4. Torna alla presentazione e incolla il disegno tramite gli appunti web.

La cosa interessante è che dopo questo passaggio saremo ancora in grado di modificare il disegno importato.

Costruire un repository
Morten auspica la costruzione di una sorta di wireframe repository in Google Docs. Per ora, ha realizzato una cartella condivisa dove aggiunge stencil e altri contribuiti degli utenti; eccola:

Wireframe kit (cartella condivisa)

In occasione dell’evento Atmosphere, dedicato al cloud computing, Google ha rivelato alcune interessanti novità sulla sua “suite” di strumenti di lavoro online: Documenti, fogli di calcolo e presentazioni.

Innanzitutto si parla di velocità: poichè la lentezza è stata una delle lamentele degli utenti di Google Docs, soprattutto nei fogli di calcolo, il nuovo editor di documenti ci dovrebbe fornire performance più rapide.

Nuove funzioni nei documenti e fogli di calcolo
Nei docs: aggiunto il righello a margine, migliorata la numerazione e gli elenchi puntati, semplificato il posizionamento delle immagini all’interno di un testo.
Nei fogli di calcolo: nuova barra di composizione delle formule, completamento automatico nelle celle, drag & drop delle colonne e altre funzionalità non possibili con i vecchi browser.

(continua…)

Antonio Lupetti ha stilato un interessantissimo elenco di formule per attuare operazioni complesse con Google Spreadsheet.
Eccone qualche esempio:

FILTRO
Questa formula restituisce una versione filtrata dell’array di origine.

=filter(range; condition1, condition2,…)

Nell’immagine sono stati filtrati tutti i valori contenuti nella colonna A (range A2:A12) superiori a 37.

Copia e incolla la formula nella cella B2:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37)

Si possono anche utilizzare più condizioni per filtrare una matrice di origine:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37; A2: A12 <60)
In questo caso la formula restituisce tutti i valori contenuti nell’intervallo A2: A12 superiori a 37 e inferiori a 60.

CONCATENARE
Questa funzione unisce le stringhe di testo contenute in celle diverse in una stringa unica.

=concatenate(text1, text2, text3,…)

Ad esempio, per concatenare tutti i valori contenuti nelle celle A2, A3, A4 in una sola stringa, copia e incolla questa formula nella cella B2:
= concatenate (A2, A3, A4)

Se si vuole separare ogni singolo valore con uno spazio (la cella B3), utilizzare questa formula:
= concatenate (A2, “”, A3, “”, A4)

SINISTRA E DESTRA
Left estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a sinistra.

= left (testo, numero)

Right estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a destra.

= right (testo, numero)

Esempio: se si vuole estrarre il nome “Jack” dalla cella A2, copiare e incollare il seguente formula nella cella B2:
= left (A2; 4)

Se si desidera estrarre il cognome “Bauer” dalla cella A3, copiare e incollare il seguente formula nella cella B3:
= right (A3; 5)

È inoltre possibile utilizzare la seguente formula per estrarre dinamicamente il nome da una matrice di valori multipli (Jack Bauer, Gregory House, Christian Troy, …):
= left (A2; find ( “”, A2, 1) -1)

GOOGLE LOOKUP
Questa formula cerca di trovare i valori per alcuni elementi noti riguardo cose specifiche.

= GoogleLookup (entità, attributi)

Es. se vogliamo trovare i paesi della città elencate nella colonna A, copiare e incollare il seguente formula nella colonna B:

= GoogleLookup (A2; “country”)

È possibile accedere ad alcune tipologie di soggetti, come i paesi e territori (popolazione, la più grande città), fiumi (origine, lunghezza), attori e musicisti (data di nascita, nazionalità), pianeti, etc. Questa funzione è attualmente supportata solo in lingua inglese (maggiori info nella pagina di documentazione)

Da un bel po’ di tempo correva voce che Google avrebbe presto abilitato un servizio di storage online chiamato GDrive; dopo qualche anno di attesa, l’azienda di Mountain View si appresta a lanciare una nuova funzionalità, ovvero la possibilità di caricare qualsiasi tipo di file di Google Docs.

Non si parla infatti di GDrive, ma di una estensione della capacità di archiviazione del servizio Documenti, che includerà anche file .RAW, ZIP, formati grafici. etc (AVI attualmente non supportati). I limiti?
Ciascun file caricato non può superare la dimensione di 250 MB, per un totale di 1 GB di spazio gratuito dedicato a file che non rientrino in uno dei formati supportati attualmente dai docs (word, excel, ppt). Spazio aggiuntivo potrà presto essere acquistato per 0,25 $ all’anno.

Unito alle funzioni che abbiamo già, come la collaborazione con altri utenti e la condivisione di cartelle intere, Docs assumerà sicuramente un ruolo più importante per lo sharing di file di qualsiasi tipo; resta il fatto che da Google ci aspetteremmo qualcosa in più di un solo GB di storage…

In ogni caso, la nuova funzione di upload universale sarà implementata gradualmente entro le prossime due settimane.

Un bel po’ di innovazioni da Google in queste ultime due settimane!

Una delle cose più interessanti è la nuova Dashboard personale, che consente ad ogni utente con un profilo Google di verificare tutte le informazioni relative al proprio account. La Dashboard è infatti una sorta di riepilogo generale di tutti i dati “scambiati” con le applicazioni di Google: ottima iniziativa volta a garantire trasparenza e facilità di controllo delle informazioni che Google dispone sui propri utenti.

Sul fronte dei Documenti va ricordato che già da un po’ è stata introdotta la funzione di anteprima dei documenti direttamente in Gmail, opzione che va abilitata dal pannello dei Labs come le già note funzioni di preview di foto e video.
Nuova opzione di download dei documenti salvati nel proprio account di Google Docs con l’opzione “Batch Export”, ovvero selezionando tutti i nostri documenti possiamo scegliere di esportarli simultaneamente con un solo click: Google li comprime ed archivia in una cartella .zip pronta per il download.

Una novità non ufficiale è la scansione OCR dei documenti caricati, la quale in realtà non è una funzione propriamente integrata in Google Docs, ma è accesibile da questo uploader di esempio. La sigla OCR sta per “Optical Character Recognition” e indica, quindi, la possibilità di dare in pasto a Google delle immagini (scansioni, foto, etc) che rappresentano un testo ed ottenere un file testuale modificabile di quello stesso stesso.

Aggiornamento anche della funzione Gmail Offline, con la possibilità di scegliere, tramite Gmail Labs, quali messaggi scaricare, indicando anche il periodo di riferimento per il download. Chiaramente le opzioni sono modificabili in qualsiasi momento in base alle proprie attuali esigenze.

Infine, nuovissima funzione di ricerca progettata specificatamente per attività commerciali online: Google Commerce Search utilizza gli algoritmi (e l’hosting) di Google per ottimizzare la trovabilità di prodotti all’interno di uno store online. Chiunque voglia iniziare un’attività di vendita online sfruttando le stesse caratteristiche del motore di ricerca Google sul proprio sito, può caricare i propri prodotti nel Google Merchant Center, personalizzare l’aspetto del nuovo negozio e gestire opzioni, promozioni e coupons, valutare i dati analizzati tramite un sistema di statistiche integrato. Il tutto non gratis, ma con una fee annuale che parte da $ 50,00 per anno e aumenta proporzionalmente al numero di items caricati e ricerche effettuate sul proprio sito ogni anno.

Google Docs ha recentemente aggiunto qualche nuova opzione ai suoi moduli che lo hanno reso di gran lunga il miglior tool gratuito per la creazione di sondaggi e questionari: ecco le prove!

1. Possiamo creare un numero illimitato di sondaggi e sottoporli ad un numero illimitato di persone, le quali possono compilare i moduli tramite il browser web e senza necessità di avere un account Google.

2. I moduli creati con Google Docs sono “mobile-friendly“, quindi sono accessibili ed utilizzabili anche dal browser del cellulare.

3. Tutti i voti e le risposte sono automaticamente raccolti in un foglio di calcolo Excel, il che rende più facile poi analizzare grandi insiemi di dati mediante grafici e altre funzioni incluse negli spreadsheets.

4. Possiamo scegliere di ricevere una notifica via mail per ogni persona che compila il questionario.

5. I moduli di Google Docs consentono una vasta gamma di tipi di domande, tra cui scelta multipla, scala di valori e griglia, che generalmente non sono disponibili in altri servizi web (almeno quelli gratuiti).

6. Con Google Docs, è possibile pre-compilare i campi del modulo tramite parametri URL: questa funzione avanzata è abbastanza utile nel caso volessimo integrare un modulo di Google con un altro sistema, utilizzando alcuni dati di cui siamo già in possesso (vedi istruzioni).

7. I form di Google Docs forme sono utili per svolgere, ad esempio, sondaggi interni ad un’organizzazione/azienda (soprattutto se si utilizza Google Apps): infatti è possibile registrare automaticamente* gli indirizzi email delle persone (i dipendenti) che compilano il modulo.
[*è anche possibile avere sondaggi anonimi all'interno di Google Apps]

8. Google Docs ha da poco introdotto le interruzioni di pagina: possiamo far sì che, per ogni domanda, l’utente sia guidato in una nuova pagina, proprio come nei sondaggi professionali.
Questo è molto utile, soprattutto se utilizzato con un’altra funzione, definita logic branching (vedi punto 9).

9. Una logica ramificata per la creazione dei sondaggi significa che il questionario di Google Docs ci permette di differenziare le domande, offrendo un diverso set di quesiti, in base alla singole scelte/risposte date dell’utente.

Dopo aver creato un form con più pagine (avendo quindi utilizzato il page break), quando inseriamo una domanda a scelta multipla possiamo spuntare l’opzione che associa ad una risposta una specifica pagina di proseguimento: nell’esempio in figura abbiamo fatto in modo che chi compila il questionario sia indirizzato ad una pagina diversa in conseguenza della sua risposta precedente.

Provate a eseguire questo questionario di Google: non è perfetto?