Antonio Lupetti ha stilato un interessantissimo elenco di formule per attuare operazioni complesse con Google Spreadsheet.
Eccone qualche esempio:

FILTRO
Questa formula restituisce una versione filtrata dell’array di origine.

=filter(range; condition1, condition2,…)

Nell’immagine sono stati filtrati tutti i valori contenuti nella colonna A (range A2:A12) superiori a 37.

Copia e incolla la formula nella cella B2:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37)

Si possono anche utilizzare più condizioni per filtrare una matrice di origine:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37; A2: A12 <60)
In questo caso la formula restituisce tutti i valori contenuti nell’intervallo A2: A12 superiori a 37 e inferiori a 60.

CONCATENARE
Questa funzione unisce le stringhe di testo contenute in celle diverse in una stringa unica.

=concatenate(text1, text2, text3,…)

Ad esempio, per concatenare tutti i valori contenuti nelle celle A2, A3, A4 in una sola stringa, copia e incolla questa formula nella cella B2:
= concatenate (A2, A3, A4)

Se si vuole separare ogni singolo valore con uno spazio (la cella B3), utilizzare questa formula:
= concatenate (A2, “”, A3, “”, A4)

SINISTRA E DESTRA
Left estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a sinistra.

= left (testo, numero)

Right estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a destra.

= right (testo, numero)

Esempio: se si vuole estrarre il nome “Jack” dalla cella A2, copiare e incollare il seguente formula nella cella B2:
= left (A2; 4)

Se si desidera estrarre il cognome “Bauer” dalla cella A3, copiare e incollare il seguente formula nella cella B3:
= right (A3; 5)

È inoltre possibile utilizzare la seguente formula per estrarre dinamicamente il nome da una matrice di valori multipli (Jack Bauer, Gregory House, Christian Troy, …):
= left (A2; find ( “”, A2, 1) -1)

GOOGLE LOOKUP
Questa formula cerca di trovare i valori per alcuni elementi noti riguardo cose specifiche.

= GoogleLookup (entità, attributi)

Es. se vogliamo trovare i paesi della città elencate nella colonna A, copiare e incollare il seguente formula nella colonna B:

= GoogleLookup (A2; “country”)

È possibile accedere ad alcune tipologie di soggetti, come i paesi e territori (popolazione, la più grande città), fiumi (origine, lunghezza), attori e musicisti (data di nascita, nazionalità), pianeti, etc. Questa funzione è attualmente supportata solo in lingua inglese (maggiori info nella pagina di documentazione)

Da un bel po’ di tempo correva voce che Google avrebbe presto abilitato un servizio di storage online chiamato GDrive; dopo qualche anno di attesa, l’azienda di Mountain View si appresta a lanciare una nuova funzionalità, ovvero la possibilità di caricare qualsiasi tipo di file di Google Docs.

Non si parla infatti di GDrive, ma di una estensione della capacità di archiviazione del servizio Documenti, che includerà anche file .RAW, ZIP, formati grafici. etc (AVI attualmente non supportati). I limiti?
Ciascun file caricato non può superare la dimensione di 250 MB, per un totale di 1 GB di spazio gratuito dedicato a file che non rientrino in uno dei formati supportati attualmente dai docs (word, excel, ppt). Spazio aggiuntivo potrà presto essere acquistato per 0,25 $ all’anno.

Unito alle funzioni che abbiamo già, come la collaborazione con altri utenti e la condivisione di cartelle intere, Docs assumerà sicuramente un ruolo più importante per lo sharing di file di qualsiasi tipo; resta il fatto che da Google ci aspetteremmo qualcosa in più di un solo GB di storage…

In ogni caso, la nuova funzione di upload universale sarà implementata gradualmente entro le prossime due settimane.

Un bel po’ di innovazioni da Google in queste ultime due settimane!

Una delle cose più interessanti è la nuova Dashboard personale, che consente ad ogni utente con un profilo Google di verificare tutte le informazioni relative al proprio account. La Dashboard è infatti una sorta di riepilogo generale di tutti i dati “scambiati” con le applicazioni di Google: ottima iniziativa volta a garantire trasparenza e facilità di controllo delle informazioni che Google dispone sui propri utenti.

Sul fronte dei Documenti va ricordato che già da un po’ è stata introdotta la funzione di anteprima dei documenti direttamente in Gmail, opzione che va abilitata dal pannello dei Labs come le già note funzioni di preview di foto e video.
Nuova opzione di download dei documenti salvati nel proprio account di Google Docs con l’opzione “Batch Export”, ovvero selezionando tutti i nostri documenti possiamo scegliere di esportarli simultaneamente con un solo click: Google li comprime ed archivia in una cartella .zip pronta per il download.

Una novità non ufficiale è la scansione OCR dei documenti caricati, la quale in realtà non è una funzione propriamente integrata in Google Docs, ma è accesibile da questo uploader di esempio. La sigla OCR sta per “Optical Character Recognition” e indica, quindi, la possibilità di dare in pasto a Google delle immagini (scansioni, foto, etc) che rappresentano un testo ed ottenere un file testuale modificabile di quello stesso stesso.

Aggiornamento anche della funzione Gmail Offline, con la possibilità di scegliere, tramite Gmail Labs, quali messaggi scaricare, indicando anche il periodo di riferimento per il download. Chiaramente le opzioni sono modificabili in qualsiasi momento in base alle proprie attuali esigenze.

Infine, nuovissima funzione di ricerca progettata specificatamente per attività commerciali online: Google Commerce Search utilizza gli algoritmi (e l’hosting) di Google per ottimizzare la trovabilità di prodotti all’interno di uno store online. Chiunque voglia iniziare un’attività di vendita online sfruttando le stesse caratteristiche del motore di ricerca Google sul proprio sito, può caricare i propri prodotti nel Google Merchant Center, personalizzare l’aspetto del nuovo negozio e gestire opzioni, promozioni e coupons, valutare i dati analizzati tramite un sistema di statistiche integrato. Il tutto non gratis, ma con una fee annuale che parte da $ 50,00 per anno e aumenta proporzionalmente al numero di items caricati e ricerche effettuate sul proprio sito ogni anno.

Google Docs ha recentemente aggiunto qualche nuova opzione ai suoi moduli che lo hanno reso di gran lunga il miglior tool gratuito per la creazione di sondaggi e questionari: ecco le prove!

1. Possiamo creare un numero illimitato di sondaggi e sottoporli ad un numero illimitato di persone, le quali possono compilare i moduli tramite il browser web e senza necessità di avere un account Google.

2. I moduli creati con Google Docs sono “mobile-friendly“, quindi sono accessibili ed utilizzabili anche dal browser del cellulare.

3. Tutti i voti e le risposte sono automaticamente raccolti in un foglio di calcolo Excel, il che rende più facile poi analizzare grandi insiemi di dati mediante grafici e altre funzioni incluse negli spreadsheets.

4. Possiamo scegliere di ricevere una notifica via mail per ogni persona che compila il questionario.

5. I moduli di Google Docs consentono una vasta gamma di tipi di domande, tra cui scelta multipla, scala di valori e griglia, che generalmente non sono disponibili in altri servizi web (almeno quelli gratuiti).

6. Con Google Docs, è possibile pre-compilare i campi del modulo tramite parametri URL: questa funzione avanzata è abbastanza utile nel caso volessimo integrare un modulo di Google con un altro sistema, utilizzando alcuni dati di cui siamo già in possesso (vedi istruzioni).

7. I form di Google Docs forme sono utili per svolgere, ad esempio, sondaggi interni ad un’organizzazione/azienda (soprattutto se si utilizza Google Apps): infatti è possibile registrare automaticamente* gli indirizzi email delle persone (i dipendenti) che compilano il modulo.
[*è anche possibile avere sondaggi anonimi all'interno di Google Apps]

8. Google Docs ha da poco introdotto le interruzioni di pagina: possiamo far sì che, per ogni domanda, l’utente sia guidato in una nuova pagina, proprio come nei sondaggi professionali.
Questo è molto utile, soprattutto se utilizzato con un’altra funzione, definita logic branching (vedi punto 9).

9. Una logica ramificata per la creazione dei sondaggi significa che il questionario di Google Docs ci permette di differenziare le domande, offrendo un diverso set di quesiti, in base alla singole scelte/risposte date dell’utente.

Dopo aver creato un form con più pagine (avendo quindi utilizzato il page break), quando inseriamo una domanda a scelta multipla possiamo spuntare l’opzione che associa ad una risposta una specifica pagina di proseguimento: nell’esempio in figura abbiamo fatto in modo che chi compila il questionario sia indirizzato ad una pagina diversa in conseguenza della sua risposta precedente.

Provate a eseguire questo questionario di Google: non è perfetto?

Finalmente avviata una delle funzioni più richieste per Google Docs, ovvero la capacità di condividere intere cartelle e, ovviamente, eventuali sottocartelle e documenti contenuti.
Le cartelle condivise rendono facile per un team di persone collaborare su progetti che richiedono più documenti, fogli di calcolo o presentazioni.

Una volta che si condivide una cartella, tutti gli elementi inclusi saranno accessibili alla persona o al gruppo di condivisione. È possibile aggiungere successivamente altri utenti a una cartella condivisa esistente; allo stesso tempo, ogni elemento che viene aggiunto alla cartella condivisa verrà automaticamente reso accessibile agli utenti contrassegnati. Così come avviene già per la condivisione di documenti, anche per la cartelle i permessi di condivisione si riferiscono alla sola visualizzazione dei file o anche all’editing.

Oltre a condividere le cartelle, l’altra novità è la possibilità di effettuare l’upload di più file contemporaneamente in Google Docs, selezionando anche la cartella di destinazione dei documenti.

Al contrario di Google Wave, al quale ancora non riusciamo a metter mano, queste funzioni sono attualmente in release, pertanto se ancora non doveste averle, sappiate che saranno a disposizione di tutti entro la fine della giornata (via googleblog).

Sapevate che Google ha un comodo visualizzatore di file (web-based), già integrato da tempo nei Documenti e in Gmail, che permette di aprire velocemente in una nuova scheda del browser un PDF, una TIFF o un PPT, senza dover necessariamente scaricare il file sul proprio computer?

Nell’ultimo periodo il Viewer è stato anche integrato nei risultati di ricerca: accanto ad ogni descrizione nella SERP, possiamo aprire un PDF attraverso il link veloce “Quick view/Visualizza“. A differenza della visualizzazione com HTML, il Docs

Viewer preserva la formattazione originale del documento e contiene anche le opzioni di download e stampa del file.

La pagina “ufficiale” di Docs Viewer consente di inserire l’URL del file da leggere nel campo richiesto e, facendo click su Generate link, otteniamo:
- il link da copiare via email o IM
- lo snippet HTML da copiare nel blog con link al file
- il codice HTML per l’embed
- il link per la visualizzazione immediata

Per comodità. qualcuno ha già creato un bookmarklet da trascinare nella barra dei segnalibri del browser per far sì che ogni normale link ad un PDF sia indirizzato verso il Google Docs Viewer

Il G-Docs Viewer è estremamente utile anche sui dispositivi mobili dove, grazie ad un semplice Javascript, può essere usato per leggere slideshow, presentazioni e quanto altro richiederebbe l’uso di Flash per il rendering. Anche servizi come SlideShare o Zoho utilizzano dei visualizzatori in flash, dunque Docs Viewer potrebbe essere una valida alternativa per l’apertura o l’embed di file via browser .

Mentre sul web impazza la caccia agli inviti di Google Wave e qui ancora non se ne veda nemmeno l’ombra, inganniamo l’attesa con qualche tip per utilizzare il sistema automatico di traduzione di Google nei documenti, o meglio nelle singole celle dei fogli di calcolo.

Attraverso una semplice funzione è possibile dare in pasto al traduttore di Google il contenuto di una o più celle e “chiedergli” di tradurlo nella lingua scelta. La sintassi è questa:

=GoogleTranslate(”testo”, “lingua base”,”lingua di traduzione”)

che, nell’esempio riportato nello screenshot di labnol, diventa

=GoogleTranslate(A1, “en”, “ar”)

Se omettiamo di scrivere la lingua di destinazione (nell’esempio “ar”), Google tradurrà automaticamente il testo nella lingua di default del documento.

Sempre su Labnol troviamo un utile mini-screencast che spiega anche come importare in Google Spreadsheet un qualsiasi feedRSS e tradurlo in tempo reale tramite un’altra funzione, utile ad esempio per leggere nella propria lingua notizie di blog stranieri.

Intanto Google ha lanciato nuovi widget per le traduzioni (in HTML con bandierine, in Javascript, Ajax o anche una vera e propria Translation toolbar): prima di scegliere date un’occhiata a questa demo!

I documenti di Google sono, dopo Gmail, uno dei tool di big G che utiliziamo con più frequenza, soprattutto per la possibilità di collaborare simultaneamente a più mani alla stesura di un doc (sebbene con tutti i limiti che ancora esistono).

Tre le più recenti novità introdotte segnaliamo:

1. un editor per inserire equazioni, o meglio lo stesso editor LaTex già presente in Knol. Per utilizzare questa funzione scegliere dal menu Inserisci > Equazione.

2. traduzione automatica in ben 42 lingue. Dal menu Strumenti > Traduci possiamo scegliere la lingua di destinazione nella quale vogliamo che Google traduca il nostro documento. Dopo che Google traduce il documento, possiamo scegliere se sostituire il fileo riginale con quello tradotto oppure tenere la copia separata: il layout e la formattazione vengono rispettate e mantenute.

Ovviamente traduzione non significa interpretazione del testo, dunque non il file tradotto non è certamente esente da errori, tuttavia ci offre una buona base per lavorare e condividere documenti in altre lingue.

3. Nuove opzioni di condivisione anche per i PDF, che, una volta aperti in Google Docs, ora possono essere condivisi pubblicamente, anche senza richiedere il login di chi deve visualizzare il file.

4. Miglioramenti anche per i questionari, con l’aggiunta di nuovi modelli di domande “a griglia” e l’integrazione di ulteriori grafici per visualizzare le statistiche di riepilogo dei risultati ottenuti.

Un piccolo trock non ufficiale scoperto via GOS: Google Docs offre la possibilità di futilizzare il visualizzatore di documenti anche per PDF e PPT caricati online (non necessariamente caricati su Google Docs!).

Utilizzate questo codice:

e sostituite l’URL in grassetto con l’indirizzo del documento PDF o PPT da visualizzare!