I servizi per accorciare URL, come TinyURL per esempio, sono utilissimi per condividere in pochi caratteri dei collegamenti ad altre pagine web, a volte davvero complessi (pensiamo agli URL di Google Maps). L’unico problema con queste applicazioni è che la maggior parte di esse non ha un solido modello di business, quindi nel caso TinyURL chiudesse bottega, in futuro, tutti i nostri mini-links creati ed ospitati sui server di TinyURL sarebbero d’un tratto interrotti.

Per prevenire una situazione di questo tipo, potremmo avere il nostro servizio di accorciamento-URL ospitato sul proprio dominio (o server web) il quale, in questo modo, dovrebbe durare almeno finché resta in piedi il sito stesso.

Google Short URL per Google Apps

Google fornisce un ottimo servizio di accorciamento URL, ma è attualmente disponibile solo per i siti che utilizzano Google Apps per domini. Google Short Links offre anche il servizio di analisi dei dati, in modo da poter conoscere il livello di utilizzo (o click-through) dei singoli URL.

Come impostare questo servizio?
Dopo aver aggiunto Short URL al proprio account di Google Apps per domini, scegliamo il sottodominio per il reindirizzamento del servizio: aggiungiamo un URL personalizzato (in genere quello del nostro dominio) e cancelliamo il sotto-dominio che si trova di default. (continua…)

Nell’ambito di un corso di formazione (qui la lezione introduttiva) su nuove forme di apprendimento basate sulle tecnologie digitali (leggi Google Apps Education) una delle difficoltà maggiori si sta rivelando essere non tanto la spiegazione tecnica di come eseguire determinati task, quanto l’insegnamento di un approccio diverso alla didattica, che, proprio a partire dalla logica della rete, dovrebbe/potrebbe essere tradotta nella scuola in un modello di apprendimento collaborativo e partecipato.

Tralasciando tutte le considerazioni di carattere teorico (che probabilmente potrò elaborare a fine corso) e vista l’affinità degli argomenti che sto insegnando con i temi quotidiani di Googlisti, in questo periodo mi appunterò qui alcuni spunti per le mie lezioni: stavolta partiamo da questo post sui documenti di Google.

Ci sono molti servizi sul web per la collaborazione online, ma non c’è dubbio che Google Docs è rapidamente diventato uno dei più popolari, soprattutto perchè è completamente gratuito (anche nella versione Apps Education), è web based, funziona con qualsiasi browser (anche mobile), è multilingua, consente la collaborazione in tempo reale ed è davvero semplice da utilizzare. Ma ciò non significa che manchi di alcune funzionalità. (continua…)

Le più recenti new entries dei Labs di Gmail hanno portato due novità interessanti nella posta di Google:

1. fuso orario del mittente, utile per rendersi conto dell’orario di invio/ricezione delle email soprattutto quando si hanno interlocutori internazionali;

2. inserimento di immagini nel corpo del messaggio che, a differenza dei normali allegati, non vengono aggiunte in fondo al messaggio di posta, ma integrate direttamente nel punto desiderato del testo e sono selezionabili sia dal computer del mittente sia da un indirizzo web.

Crea documento

Questa nuova funzione è particolarmente comoda se utilizzata insieme a “Crea un documento“, che utilizziamo spesso per convertire in un documento Google un messaggio/conversazione email (anche premendo “g” e poi “w”, con le scorciatoie da tastiera attivate).

Un altro suggerimento per l’archiviazione ed organizzazione dei messaggi di posta tramite label viene da Lifehacker, che ha recentemente proposto un “trucco” così semplice ed ingegnoso che viene da chiedersi come mai nessun altro ci abbia pensato prima…

Caratteri unicode in label

Mai pensato di utilizzare i caratteri Unicode per differenziare e rendere uniche le colorate etichette di Gmail? Wikipedia offre una lunga collezione di caratteri e simboli da scegliere.

Ad esempio, per aggiungere una stellina alla mia etichetta:
-nella lista di Wikipedia faccio copia/incolla sul simbolo scelto;
- in Gmail scelgo l’etichetta da personalizzare e clicco su Rinomina etichetta;
- incollo il simbolo selezionato, salvo ed il gioco è fatto!

L’esplosione della “socialità” ci ha portati pian piano a ricorrere a così tanti web tools per migliorare la produttività ed ottimizzare le delle nostre attività, da rendere quasi complicato gestirli tutti contemporaneamente. E visto che sarebbe impensabile avere un’altra applicazione per gestirli tutti, semplicemente è il caso di fare un po’ di sincronizzazione.

Cominciamo, ad esempio, col sincronizzare il calendario di eventi di Facebook con Google: è una procedura semplicissima che richiede davvero pochi minuti!

Gli eventi di facebook

Nel nostro account di Facebook, alla sezione Eventi facciamo click sul link Esporta Eventi e copiamo l’URL che ci viene indicato.

Aggiungi URL

Dopo il login in Google Calendar, nel box Altri calendari selezionamo Aggiungi>Aggiungi URL ed incolliamo l’indirizzo precedentemente copiato da Facebook.

In pochi secondi gli eventi salvati in Facebook vengono integrati anche in Google Calendar e, ovviamente, ad ogni nuova attività del primo corrisponde l’aggiornamento del secondo. La cosa utile è che non vengono sincronizzati tutti gli eventi, ma solo quelli in cui abbiamo previsto la nostra presenza (forse parteciperò/perteciperò).

Di default, il calendario viene aggiunto come privato e visibile solo a noi, ma se vogliamo renderlo pubblico o condividerlo con altri utenti, ricordiamoci di spuntare l’opzione “Vuoi impostare il calendario come accessibile pubblicamente?” al momento del copia/incolla dell’URL.

Questa e tantissime altre informazioni interessanti sul social network del momento potete trovarle su Inside Facebook.

icona google

Via via che aumenta l’utilizzo di servizi web-based per la scrittura e la condivisone, si moltiplicano anche le richieste di consigli e suggerimenti per un utilizzo più avanzato e consapevole di questi tool. Prima fra tutti, la suite di Google Docs raccoglie parecchi consensi, motivo per cui vogliamo riportare (tradotto) un post molto interessante di Digital Inspiration che risponde ad alcune delle domande più frequenti.

D: Come faccio a caricare tutti i miei documenti di Microsoft Office dal desktop su Google Documenti?
A: List Uploader è una utility di Windows che consente il caricamento collettivo di files su Google Docs via drag-n-drop o tramite il tasto destro del mouse.
Gli utenti Mac possono caricare documenti attraverso GDocsUploader - semplicemente facendo il drag-n-drop del documento sull’icona. Un’altra opzione è GDocsBar - basta trascinare i file nella sidebar di Firefox e verranno caricati automaticamente in Google Documenti.

D: Come faccio ad associare le estensioni comuni di Office, come doc/xls/ppt con Google Docs in modo che i documenti che ho sul desktop siano aperti direttamente nel browser?
A: Scarica ed installa la Google Toolbar  e spunta il checkbox ‘Google Docs’ della Google Toolbar. Ciò ti consente di aprire i documenti di Office direttamente nel browser scavalcando Microsoft Office.

D: Sono preoccupato per il fatto che qualcuno possa impadronirsi del mio account Google e cancellare i file importanti. Per essere sicuro, voglio scaricare tutti i documenti da Google Docs a livello locale e masterizzarli su un CD. E ‘possibile?
A: Per scaricare una copia di tutti i tuoi documenti di Google Docs sull’hard disk, scarica ed installa questo script di GreaseMonkey. Si creerà un elenco di tutti i tuoi documenti online che è possibile scaricare in un unico passo usando l’addon per Firefox DownloadThemAll.

(continua…)

Uno degli strumenti più utilizzati per la gestione dei progetti è il noto diagramma di Gantt, la cui costruzione permette di rappresentare con barre disposte su un asse orizzontale, lo svolgimento delle fasi di una determinata attività in un certo arco temporale.
“Un diagramma di Gantt permette dunque la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d’avanzamento del progetto rappresentato.” (cit. Wikipedia)

Recentemente Google ha cominciato una collaborazione con il team di Viewpath, specializzato proprio in soluzioni di project management. Viewpath ha rilasciato un utilissimo gadget per i documenti di Google che permette di generare un diagramma di Gantt da una serie di dati inseriti in un foglio di calcolo.

Diagramma di Gantt in Google Docs

Nel nostro esempio, abbiamo creato e compilato quattro colonne:
A= nome della fase di lavoro
B= data inizio attività
C= data fine attività
D= percentuale dell’attività svolta

Una volta selezionate tutte le celle create, dal menù Inserisci>Gadget scegliamo appunto Diagramma di Gantt: nel nostro foglio di calcolo compare un modulo in cui ci viene richiesto di associare a ciascun campo il nome della nostra colonna di riferimento. Portata a termine questa fase, possiamo vedere generato in pochi secondi il nostro calendario attività, dislocate nella linea temporale che abbiamo definito nel progetto. Ogni modifica che andiamo a fare nel documento si riflette in tempo reale anche nella timeline del diagramma.

(continua…)

L’archiviazione dei contatti in Gmail è diventata nel tempo una procedura sempre più strutturata, che ha reso possibile la creazione di un vero e porprio contact manager gestibile da un’interfaccia web “dedicata” all’interno della nostra webmail.

Una delle cose che abbiamo sempre apprezzato di Gmail è la funzione di autocompletamento durante l’inserzione di un destinatario nel campo del “A” del messaggio di posta. Tu cominci a digitare il nome del tuo contatto e Gmail ti elenca automaticamente uno o più indirizzi di posta che corrispondono a quel nome, ordinandoli, tra l’altro, in base alla frequenza con cui quel destinatario ricorre nei nostri scambi di posta.

E poiché questa funzione è naturalmente integrata in qualsiasi servizio web offerto da Google, capita che, altrove, uno ne senta la mancanza, ad esempio quando ci troviamo a compilare qualche modulo “invia ad un amico”, di cui proprio non ricordiamo l’indirizzo email.

Come al solito, in Firefox una soluzione c’è, e sfrutta Greasemonkey ed uno script che si chiama Google Contacts Autocomplete: con l’installazione di questo script, a patto che si sia effettuato il login in Gmail, abbiamo a disposizione tutta la lista di contatti a prescindere dalla pagina web in cui ci troviamo e, chiaramente, anche la funzione di completamento automatico dell’indirizzo email.

Google Calendar ha finalmente aggiunto il supporto a CalDAV, un protocollo aperto che consente l’accesso al calendario via WebDAV (via).

“What is CalDAV

CalDAV is an open protocol that allows calendar access via WebDAV. CalDAV models calendar events as HTTP resources in iCalendar format, and models calendars containing events as WebDAV collections. This allows you to publish and subscribe to calendars, share them collaboratively, sync between multiple users and sync between multiple devices.”

Per ora l’unica applicazione contemplata in questa interazione è iCal. Questo significa vedere e modificare gli eventi segnalati in Google Calendar anche offline, via iCal appunto: nel momento in cui si torna online, il calendario di Google si sincronizza con tutte le modifiche apportate precedentemente attraverso iCal.

iCal + Google Calendar

Per abilitare questa opzione, è sufficiente seguire le istruzioni indicate da Google:

1. Aprire iCal>Preferenze>Account

2. Aggiungere un nuovo account cliccando il segno +

3. Inserire le seguenti informazioni:

Descrizione: questo sarà il titolo del nuovo calendario sincronizzato.
Username: bisogna inserire l’indirizzo email completo (anche con la @) utilizzato per accedere al calendario; questo vale anche se utilizzate Google Apps for your domain.
Password: digitare la password associata all’account.

5. In Opzioni Server è necessario inserire il seguente indirizzo [ https://www.google.com/calendar/dav/ [tuo indirizzo email Google Calendar] /user ] come URL Account.

Ad esempio, se l’indirizzo per l’accesso a Google Calendar è tuonome@gmail.com, l’indirizzo da inserire nella voce Account URL sarà https://www.google.com/calendar/dav/tuonome@gmail.com/user

6. Cliccare Aggiungi ed attendere qualche minuto per la sincronizzazione degli account. Di default, il calendario si aggiorna ogni 15 minuti, ma è possibile modificare questa impostazione dal pannello di Preferenze in iCal oppure semplicemente fare refresh del calendario tenendo premuto il tasto Cmd (mela) +R.

Ci sono attualmente alcuni bugs da risolvere: pare che gli allarmi/reminders non riescano a sincronizzarsi, ma funzionano solamente se vengono abilitati via Google Calendar e non iCal; lo stesso vale per le notifiche email ed SMS. In attesa di una seria operazione di bug fixing, ricordiamo che esistono molte applicazioni di terza parte per la sincronizzazione dei calendario tra diversi account e dispositivi (anche mobili): Calgoo, Plaxo, GCalSync, GMobileSync, per dirne qualcuno free.

Ma forse semplicemente è meglio staccare la spina e andare in vacanza!