Antonio Lupetti ha stilato un interessantissimo elenco di formule per attuare operazioni complesse con Google Spreadsheet.
Eccone qualche esempio:

FILTRO
Questa formula restituisce una versione filtrata dell’array di origine.

=filter(range; condition1, condition2,…)

Nell’immagine sono stati filtrati tutti i valori contenuti nella colonna A (range A2:A12) superiori a 37.

Copia e incolla la formula nella cella B2:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37)

Si possono anche utilizzare più condizioni per filtrare una matrice di origine:
= filter (A2: A12; A2: A12> 37; A2: A12 <60)
In questo caso la formula restituisce tutti i valori contenuti nell’intervallo A2: A12 superiori a 37 e inferiori a 60.

CONCATENARE
Questa funzione unisce le stringhe di testo contenute in celle diverse in una stringa unica.

=concatenate(text1, text2, text3,…)

Ad esempio, per concatenare tutti i valori contenuti nelle celle A2, A3, A4 in una sola stringa, copia e incolla questa formula nella cella B2:
= concatenate (A2, A3, A4)

Se si vuole separare ogni singolo valore con uno spazio (la cella B3), utilizzare questa formula:
= concatenate (A2, “”, A3, “”, A4)

SINISTRA E DESTRA
Left estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a sinistra.

= left (testo, numero)

Right estrae una sottostringa da una stringa, partendo dal carattere più a destra.

= right (testo, numero)

Esempio: se si vuole estrarre il nome “Jack” dalla cella A2, copiare e incollare il seguente formula nella cella B2:
= left (A2; 4)

Se si desidera estrarre il cognome “Bauer” dalla cella A3, copiare e incollare il seguente formula nella cella B3:
= right (A3; 5)

È inoltre possibile utilizzare la seguente formula per estrarre dinamicamente il nome da una matrice di valori multipli (Jack Bauer, Gregory House, Christian Troy, …):
= left (A2; find ( “”, A2, 1) -1)

GOOGLE LOOKUP
Questa formula cerca di trovare i valori per alcuni elementi noti riguardo cose specifiche.

= GoogleLookup (entità, attributi)

Es. se vogliamo trovare i paesi della città elencate nella colonna A, copiare e incollare il seguente formula nella colonna B:

= GoogleLookup (A2; “country”)

È possibile accedere ad alcune tipologie di soggetti, come i paesi e territori (popolazione, la più grande città), fiumi (origine, lunghezza), attori e musicisti (data di nascita, nazionalità), pianeti, etc. Questa funzione è attualmente supportata solo in lingua inglese (maggiori info nella pagina di documentazione)

Dopo la “dipartita” di Notebook dai servizi di Google, sembra che finalmente stia per essere integrato un nuovo tool per archiviare temporaneamente alcune informazioni, link, stralci di testo da un’app all’altra.

Avvistato solo da pochi utenti in Google Docs (vedi img), Server Clipboard dovrebbe essere una nuova funzione che consente di copiare un testo da un servizio Google ed incollarlo in un altro, mantenendo il contenuto associato all’account personale dell’utente per 30 giorni.
Nonostante la nuova icona non sia ancora disponibile per tutti, nel Centro di Supporto sono già presenti alcune indicazioni sul menu Appunti del server:

Quando copi una selezione usando questo menu, il contenuto che stai copiando è memorizzato e associato al tuo account Google. Ciò significa che è possibile copiare più di una selezione e poi scegliere quale incollare successivamente, ma significa anche che è possibile copiare qualcosa da un computer e poi incollarlo da un altro.
Nota. Non puoi ancora utilizzare gli appunti su server per copiare e incollare testo e immagini standard nelle presentazioni di Google Documenti. Puoi selezionare forme intere su una singola diapositiva e, se la forma è una forma di testo, il testo sarà copiato negli appunti su server [...]

Puoi accedere ai contenuti copiati negli appunti su server solo effettuando l’accesso con lo stesso account Google che hai usato in origine per copiare i contenuti.

I contenuti che copi negli appunti su server sono memorizzati sui server di Google e vi rimangono per 30 giorni a partire dall’ultima volta che hai eseguito un’azione (ad esempio, la copia) su una data selezione di contenuti. Anche se un documento viene eliminato, tutto ciò che è stato copiato da quel documento agli appunti su server rimarrà comunque disponibile sui server di Google per un periodo di 30 giorni. Per eliminare tutti gli elementi memorizzati negli appunti su server, fai clic sul menu a discesa e seleziona Cancella tutte le voci.

vai al Centro di Supporto

Le nuove funzioni incluse periodicamente in Gmail l’hanno resa un tool versatile il quale può essere utilizzato per accedere a diversi tipi di informazione (oltre alla posta elettronica).

Un’idea simpatica viene da Steve Rubel, che ha escogitato un modo per restare aggiornato sulle condizioni meteo sfruttando i labs di Gmail.
Nei Labs infatti possiamo abilitare una funzione che mette un mini form di ricerca nella barra laterale: inserendo il nome di una località seguito dalla parole “weather”, otteniamo una piccola finestra di risultati di ricerca (integrata nella pagina di Gmail) dove ci vengono mostrate le miniature con le condizioni meteo e i link ai siti di previsioni.

È possibile accedere alla casella di ricerca anche con un comando da tastiera g + / mentre le ultime ricerche vengono salvate per consentirci di accedere nuovamente ai risultati con un solo click.

TIP: se scegliete il tema Tree come sfondo di Gmail, impostando la vostra località vedrete la skin cambiare a seconda delle previsioni meteorologiche rilevate.

Da un bel po’ di tempo correva voce che Google avrebbe presto abilitato un servizio di storage online chiamato GDrive; dopo qualche anno di attesa, l’azienda di Mountain View si appresta a lanciare una nuova funzionalità, ovvero la possibilità di caricare qualsiasi tipo di file di Google Docs.

Non si parla infatti di GDrive, ma di una estensione della capacità di archiviazione del servizio Documenti, che includerà anche file .RAW, ZIP, formati grafici. etc (AVI attualmente non supportati). I limiti?
Ciascun file caricato non può superare la dimensione di 250 MB, per un totale di 1 GB di spazio gratuito dedicato a file che non rientrino in uno dei formati supportati attualmente dai docs (word, excel, ppt). Spazio aggiuntivo potrà presto essere acquistato per 0,25 $ all’anno.

Unito alle funzioni che abbiamo già, come la collaborazione con altri utenti e la condivisione di cartelle intere, Docs assumerà sicuramente un ruolo più importante per lo sharing di file di qualsiasi tipo; resta il fatto che da Google ci aspetteremmo qualcosa in più di un solo GB di storage…

In ogni caso, la nuova funzione di upload universale sarà implementata gradualmente entro le prossime due settimane.

L’avevamo scoperta online, leggendo da blog di amici e colleghi che la utilizzano, abbiamo scaricato l’ebook gratuito, l’abbiamo vista “in azione” durante la UXcon di Lugano, spiegata nientemeno che dal suo ideatore, Francesco Cirillo e ora è diventata anche una semplicissima applicazione per Mac (via downloadsquad).

La Tecnica del Pomodoro è un metodo per gestire il tempo in maniera tala da ottimizzare le proprie performance di produttività. Creata nel 1992 da Francesco Cirillo, questa tecnica è stata adottata da team professionali in tutto il mondo e, in breve, prevede l’adozione di un determinato lasso di tempo per portare a termine un task.

Nello specifico, l’unità di misura è un pomodoro, ovvero un timer impostato a 25 minuti, durante i quali dobbiamo cercare di svolgere il compito prefissato. Allo scadere del tempo, quando il pomodoro inizia a squillare, possiamo fare una pausa di 5 minuti e riprendere il lavoro con un nuovo pomodoro.

Pomodoro per Mac è essenzialmente un timer, ma essendo anche un tool per la produttività, ha alcune funzioni molto utili tra cui la possibilità di dare diversi nomi al pomodoro, che sono sostanzialmente i nomi dei task, in maniera tale che alla fine di un ciclo di lavoro, il nuovo pomodoro ci conduce automaticamente al compito successivo. Possiamo scegliere di ascoltare il ticchettìo dell’orologio o meno, automatizzare l’inizio e la durata della pausa, personalizzare le notifiche Growl, perfino integrare il nostro account di Twitter!

Disponibile anche un set di statistiche per verificare i task completati, abbandonati, etc: tra le app in circolazione, questo progetto Open Source di Ugo Landini sembra davvero il più completo e non invasivo, dato che è attivabile e configurabile dalla piccola icona nella menu bar.

Pomodoro si scarica gratuitamente da qui. Ready, set, Pomodoro!

Sembra che gli short URL siano diventati un terreno ambito da alcune delle major del web. Sia Facebook che Google, infatti, hanno rilasciato il proprio servizio di abbreviamento degli indirizzi: fb.me per la condivisione dei link in facebook (per ora solo su piattaforma mobile) e goog.gl per condividere link brevi via Google e Feedburner.

In particolare, il Google URL Shortener non è un tool standalone, ma viene attualmente offerto agli utenti insieme alla Google toolbar. Tuttavia c’è già che si è messo all’opera per svincolare il servizio dalla barra degli strumenti di Google.

Matt Flaschen, ad esempio, ha realizzato un comodo bookmarklet: è sufficiente trascinare il link nella barra degli strumenti del nostro browser (o aggiungere ai preferiti in IE) e il gioco è fatto.

Chi usa Firefox può anche utilizzare un’estensione che aggiunge il pulsantino per creare link brevi goo.gl nella barra dei segnalibri.

La principale differenza tra i due metodi è che il bookmarklet mostra il collegamento breve in una finestra di avviso, mentre l’estensione per Firefox copia direttamente l’URL accorciato nella nostra clipboard.

Google Docs ha recentemente aggiunto qualche nuova opzione ai suoi moduli che lo hanno reso di gran lunga il miglior tool gratuito per la creazione di sondaggi e questionari: ecco le prove!

1. Possiamo creare un numero illimitato di sondaggi e sottoporli ad un numero illimitato di persone, le quali possono compilare i moduli tramite il browser web e senza necessità di avere un account Google.

2. I moduli creati con Google Docs sono “mobile-friendly“, quindi sono accessibili ed utilizzabili anche dal browser del cellulare.

3. Tutti i voti e le risposte sono automaticamente raccolti in un foglio di calcolo Excel, il che rende più facile poi analizzare grandi insiemi di dati mediante grafici e altre funzioni incluse negli spreadsheets.

4. Possiamo scegliere di ricevere una notifica via mail per ogni persona che compila il questionario.

5. I moduli di Google Docs consentono una vasta gamma di tipi di domande, tra cui scelta multipla, scala di valori e griglia, che generalmente non sono disponibili in altri servizi web (almeno quelli gratuiti).

6. Con Google Docs, è possibile pre-compilare i campi del modulo tramite parametri URL: questa funzione avanzata è abbastanza utile nel caso volessimo integrare un modulo di Google con un altro sistema, utilizzando alcuni dati di cui siamo già in possesso (vedi istruzioni).

7. I form di Google Docs forme sono utili per svolgere, ad esempio, sondaggi interni ad un’organizzazione/azienda (soprattutto se si utilizza Google Apps): infatti è possibile registrare automaticamente* gli indirizzi email delle persone (i dipendenti) che compilano il modulo.
[*è anche possibile avere sondaggi anonimi all'interno di Google Apps]

8. Google Docs ha da poco introdotto le interruzioni di pagina: possiamo far sì che, per ogni domanda, l’utente sia guidato in una nuova pagina, proprio come nei sondaggi professionali.
Questo è molto utile, soprattutto se utilizzato con un’altra funzione, definita logic branching (vedi punto 9).

9. Una logica ramificata per la creazione dei sondaggi significa che il questionario di Google Docs ci permette di differenziare le domande, offrendo un diverso set di quesiti, in base alla singole scelte/risposte date dell’utente.

Dopo aver creato un form con più pagine (avendo quindi utilizzato il page break), quando inseriamo una domanda a scelta multipla possiamo spuntare l’opzione che associa ad una risposta una specifica pagina di proseguimento: nell’esempio in figura abbiamo fatto in modo che chi compila il questionario sia indirizzato ad una pagina diversa in conseguenza della sua risposta precedente.

Provate a eseguire questo questionario di Google: non è perfetto?

Finalmente avviata una delle funzioni più richieste per Google Docs, ovvero la capacità di condividere intere cartelle e, ovviamente, eventuali sottocartelle e documenti contenuti.
Le cartelle condivise rendono facile per un team di persone collaborare su progetti che richiedono più documenti, fogli di calcolo o presentazioni.

Una volta che si condivide una cartella, tutti gli elementi inclusi saranno accessibili alla persona o al gruppo di condivisione. È possibile aggiungere successivamente altri utenti a una cartella condivisa esistente; allo stesso tempo, ogni elemento che viene aggiunto alla cartella condivisa verrà automaticamente reso accessibile agli utenti contrassegnati. Così come avviene già per la condivisione di documenti, anche per la cartelle i permessi di condivisione si riferiscono alla sola visualizzazione dei file o anche all’editing.

Oltre a condividere le cartelle, l’altra novità è la possibilità di effettuare l’upload di più file contemporaneamente in Google Docs, selezionando anche la cartella di destinazione dei documenti.

Al contrario di Google Wave, al quale ancora non riusciamo a metter mano, queste funzioni sono attualmente in release, pertanto se ancora non doveste averle, sappiate che saranno a disposizione di tutti entro la fine della giornata (via googleblog).