Gmail è già di per sè una sorta di grande hub che può contenere gadget dei servizi di Google ed applicazione di terza parte, il tutto portato all’ennesima potenza dopo la comparsa dei Labs. Se a questo aggiungiamo la possibilità di effettuare ricerche sul web senza abbandonare la pagina di posta, è probabile che finiremo per non uscire mai dalla finestra di Gmail!

Ricerca web in Gmail

Il box per la ricerca sul web esiste già nell’nterfaccia di Gmail, ma attualmente l’utente viene reindirizzato ad una pagina di risultati esterna: se abilitiamo invece la funzione di ricerca web dai Labs, otteniamo un piccolo gadget nella sidebar i cui risultati vengono mostrati all’interno della stessa interfaccia di Gmail, in un pop up (a mò di finestra di chat).

Passando con il mouse sopra i risultati ottenuti, ci viene mostrato un piccolo menù dropdown con alcuni link (copia risultato, copia URL, invia per email) per facilitare l’utilizzo di questi risultati di ricerca attraverso i messaggi di posta da inviare.

Come potrete testare voi stessi, Gmail sembra voler rendere sempre più semplice effettuare più tasks da un’unica finestra/scheda del browser: uno dei tanti motivi che la rendono così insostituibile!

I servizi per accorciare URL, come TinyURL per esempio, sono utilissimi per condividere in pochi caratteri dei collegamenti ad altre pagine web, a volte davvero complessi (pensiamo agli URL di Google Maps). L’unico problema con queste applicazioni è che la maggior parte di esse non ha un solido modello di business, quindi nel caso TinyURL chiudesse bottega, in futuro, tutti i nostri mini-links creati ed ospitati sui server di TinyURL sarebbero d’un tratto interrotti.

Per prevenire una situazione di questo tipo, potremmo avere il nostro servizio di accorciamento-URL ospitato sul proprio dominio (o server web) il quale, in questo modo, dovrebbe durare almeno finché resta in piedi il sito stesso.

Google Short URL per Google Apps

Google fornisce un ottimo servizio di accorciamento URL, ma è attualmente disponibile solo per i siti che utilizzano Google Apps per domini. Google Short Links offre anche il servizio di analisi dei dati, in modo da poter conoscere il livello di utilizzo (o click-through) dei singoli URL.

Come impostare questo servizio?
Dopo aver aggiunto Short URL al proprio account di Google Apps per domini, scegliamo il sottodominio per il reindirizzamento del servizio: aggiungiamo un URL personalizzato (in genere quello del nostro dominio) e cancelliamo il sotto-dominio che si trova di default. (continua…)

Le più recenti new entries dei Labs di Gmail hanno portato due novità interessanti nella posta di Google:

1. fuso orario del mittente, utile per rendersi conto dell’orario di invio/ricezione delle email soprattutto quando si hanno interlocutori internazionali;

2. inserimento di immagini nel corpo del messaggio che, a differenza dei normali allegati, non vengono aggiunte in fondo al messaggio di posta, ma integrate direttamente nel punto desiderato del testo e sono selezionabili sia dal computer del mittente sia da un indirizzo web.

Crea documento

Questa nuova funzione è particolarmente comoda se utilizzata insieme a “Crea un documento“, che utilizziamo spesso per convertire in un documento Google un messaggio/conversazione email (anche premendo “g” e poi “w”, con le scorciatoie da tastiera attivate).

Un altro suggerimento per l’archiviazione ed organizzazione dei messaggi di posta tramite label viene da Lifehacker, che ha recentemente proposto un “trucco” così semplice ed ingegnoso che viene da chiedersi come mai nessun altro ci abbia pensato prima…

Caratteri unicode in label

Mai pensato di utilizzare i caratteri Unicode per differenziare e rendere uniche le colorate etichette di Gmail? Wikipedia offre una lunga collezione di caratteri e simboli da scegliere.

Ad esempio, per aggiungere una stellina alla mia etichetta:
-nella lista di Wikipedia faccio copia/incolla sul simbolo scelto;
- in Gmail scelgo l’etichetta da personalizzare e clicco su Rinomina etichetta;
- incollo il simbolo selezionato, salvo ed il gioco è fatto!

Google Docs ha appena aggiunto una funzione che ci si aspettava da un po’ e che lo rende ancora più simile agli editor di scrittura più usati: una tavola da disegno per inserire forme geometriche o predefinite, frecce, banner, grafici, disegni a mano libera, WordArt (la T nella finestra delle opzioni, contenente peraltro elementi molto simili a Word, come mostra Digital Inspiration) .

Il tool, chiamato Sketchy, è stato abilitato per documenti, presentazioni e fogli di calcolo, dunque ci permette di sbizzarrirci aggiungendo elementi grafici personalizzati in qualsiasi tipo di file della suite online di Google.

Disegni in Google Docs

Dopo aver fatto click su Inserisci>Disegno viene aperta una finestra popup completamente bianca che contiene l’editor per le nostre produzioni grafiche; al termine del disegno è sufficiente cliccare in qualsiasi altra parte della pagina al di fuori della tavola da disegno per inserire l’immagine nel documento corrente. Insieme alla scelta e personalizzazione di linee, forme e colori, le immagini possono essere ovviamente ruotate, ridimensionate, riflesse; si può scegliere l’ordine sul piano (proprio come in Word o altri editor di scrittura) per sovrapporre gli elementi.

Anche dopo che il disegno è stato inserito nel file, si può continuare a modificarlo, tuttavia l’aggiornamento contemporaneo da parte di più utenti di una stessa immagine disegnata non è altrettanto fluido delle operazioni di collaborazione/editing che ci permettono ormai da tempo di lavorare a più mani allo stesso file.

Per quanto riguarda Gmail, ormai ci stiamo abituando ad aspettarci almeno una nuova funzione dei Labs a settimana! Stavolta ci “sorprendono” con due opzioni:

- l’aggiunta del bottone Undo Send (Annulla l’invio) che in pratica abilita i server di Google a “trattenere” un messaggio di posta per cinque secondi, giusto il tempo che noi abbiamo per accorgerci di aver inviato l’email alla persona sbagliata e bloccare la posta in uscita nel caso di invio accidentale;

- l’abilitazione dell’anteprima di foto da Picasa e Flickr e video da YouTube nel caso venga trovato un link a questi servizi nel corpo del messaggio di posta. La visualizzazione di video in formato miniatura l’avevamo già apprezzata all’interno della chat, quindi benvenga l’integrazione nella posta per messaggi sempre più “ricchi”!

Sul fronte della ricerca, invece, ecco due nuove opzioni in fase di release (quindi sicuramente non ancora abilitate per tutti gli utenti):

- descrizioni più lunghe dei risultati di ricerca: giusto qualche parola, più o meno una riga, ma quel tanto che basta per evitare di restare a bocca asciutta quando lo snippet di un risultato di ricerca viene troncato sul più bello dai puntini… Questa opzione si dovrebbe mostrare quando l’utente effettua una ricerca composta da più di tre parole, eventualità nella quale Google suppone che tre righe di testo siano troppo poche per condensare l’informazione necessaria;

- miglioramento dell’algoritmo per le ricerche correlate, che dovrebbe “capire” con maggiore efficacia i contesto cui ci riferiamo quando inseriamo uno o più termini di ricerca.

We are now able to target more queries, more languages, and make our suggestions more relevant to what you actually need to know.

scheda Filtri in Gmail

Ora che i Labs di Gmail hanno aggiunto l’opzione che consente di esportare ed importare i filtri per i messaggi di posta, sarà molto facile scambiare con altri utenti filtri già creati, riparmiandoci lo sforzo di complicati setup per ottimizzare la gestione ed archiviazione della posta.

Lifehacker, ad esempio, ha messo a disposizione per il download un file con una serie di utili filtri da importare (dopo aver abilitato l’export/import dal pannello Labs delle Impostazioni in Gmail): è bene chiarire che questi filtri non rimuovono, archiviano o inoltrano i messaggi, ma semplicemente vanno a segnalare la posta identificata dai filtri con una serie di etichette create ad hoc.

Possiamo prendere spunto dala loro inziativa per imparare ad impostare correttamente alcuni filtri che ci saranno utili per smistare la mole di informazioni depositata nel mega archivio di Gmail:

FILTRO INOLTRO: etichetta tutte le mail che ci sono state inoltrate
Oggetto: Fw: OR Fwd:

FILTRO CONTIENE ALLEGATI: seleziona tutti gli allegati ricevuti e inviati e inoltre, specificando il formato dei file, possiamo ulteriormente filtrare la ricerca di messaggi di posta in base al tipo di allegato

FILTRO IMMAGINI
Contiene le parole: .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif

FILTRO DOCUMENTI
Contiene le parole: .doc | .docx | .xls | .ppt | PDF

FILTRO MUSICA
Contiene le parole: mp3

FILTRO NOTIFICHE DAI SOCIAL NETWORK
Da: “Flickr | Twitter | Facebook | Dopplr”

Ovviamente i filtri appartengono alla sfera di impostazioni personali che ciascuno può adattare alle proprie necessità, tuttavia alcuni di essi, come quelli elencati sopra, possono essere considerati quasi fondamentali per una gestione più efficace della posta in Gmail.

Google Noticeboard screenshot

Google Labs India sta lanciando in questi giorni una web abblication nuova di zecca e piuttosto diversa da tutti i servizi attualmente offerti da Google: Noticeboard pare infatti essere una sorta di bacheca digitale pubblica, nella quale gli utenti possono creare messaggi di testo o registrare “appunti” vocali e scegliere di rindere questi dati pubblicamente accessibili oppure condividerli solamente con uno o alcuni contatti.

Noticeboard potrebbe essere forse l’evoluzione del caro vechhio Google Notebook, dismesso giusto qualche mese fa. Anch’essa infatti è una estensione per Firefox 3 che, inoltre, utilizza Gmail ed i protocollo IMAP per archiviare i messaggi.

Dai commenti degli utenti, pare che Noticeboard sia tutt’ora in fase preliminare, tanto che la pagina non è ancora raggiungibile (almeno per noi); inoltre il plugin di Firefox non funziona nè con Mac nè con Linux, ma solo con Windows (no comment).

Per chi volesse testare la situazione, GOS ha pubblicato il link diretto all’estensione e uno screenshot. Dopo che l’avete salvato, basta trascinarlo in una scheda/finestra vuota di Firefox per installarlo (maggiori info nella guida).

Riusciti a provare il servizio? Allora, com è questa Noticeboard?

L’utilizzo di messaggi vocali la renderà davvero utilizzabile anche da persone con una minima esperienza nell’uso del pc, trasformandola in un tool universale di conversazione “dal basso” e community-oriented come lo stesso Google suggerisce?

Google Noticeboard is an application that helps people access and share information over the Internet using public digital noticeboards. Using Google Noticeboard, communities can access a variety of relevant information. People can create text messages or record voice snippets and post them to one or more noticeboards. Typically each digital noticeboard carries publicly accessible messages. Compared to the notion of personal communication using email accounts, the Noticeboard metaphor allows user to engage in public communication with communities.

Communities with access to shared computers can use the Noticeboard for exchanging messages related to community announcements, social interactions, local buying and selling, and information that is of wider interest to the community. The Noticeboard may also be used for the community to engage in a dialog with benefactors, public servants, and other service providers who are geographically distant. For example, residents of an apartment complex can use the Noticeboard for posting announcements, or NGOs who own and operate computer centers in several villages can use the Noticeboard to enable village residents to communicate amongst themselves.

L’esplosione della “socialità” ci ha portati pian piano a ricorrere a così tanti web tools per migliorare la produttività ed ottimizzare le delle nostre attività, da rendere quasi complicato gestirli tutti contemporaneamente. E visto che sarebbe impensabile avere un’altra applicazione per gestirli tutti, semplicemente è il caso di fare un po’ di sincronizzazione.

Cominciamo, ad esempio, col sincronizzare il calendario di eventi di Facebook con Google: è una procedura semplicissima che richiede davvero pochi minuti!

Gli eventi di facebook

Nel nostro account di Facebook, alla sezione Eventi facciamo click sul link Esporta Eventi e copiamo l’URL che ci viene indicato.

Aggiungi URL

Dopo il login in Google Calendar, nel box Altri calendari selezionamo Aggiungi>Aggiungi URL ed incolliamo l’indirizzo precedentemente copiato da Facebook.

In pochi secondi gli eventi salvati in Facebook vengono integrati anche in Google Calendar e, ovviamente, ad ogni nuova attività del primo corrisponde l’aggiornamento del secondo. La cosa utile è che non vengono sincronizzati tutti gli eventi, ma solo quelli in cui abbiamo previsto la nostra presenza (forse parteciperò/perteciperò).

Di default, il calendario viene aggiunto come privato e visibile solo a noi, ma se vogliamo renderlo pubblico o condividerlo con altri utenti, ricordiamoci di spuntare l’opzione “Vuoi impostare il calendario come accessibile pubblicamente?” al momento del copia/incolla dell’URL.

Questa e tantissime altre informazioni interessanti sul social network del momento potete trovarle su Inside Facebook.