Sebbene i documenti di Google siano già dotati di chat, per commentare in diretta la produzione condivisa di contenuti, qualche tempo fa Google aveva rilasciato alcuni miglioramenti per i commenti che si possono lasciare su un documento. A differenza della chat, per cui non è previsto un archivio delle conversazioni e, dunque, viene persa alla chiusura del doc, i commenti sono salvati nella sidebar del documento stesso, consentendone la lettura a tutto il team di lavoro.

Ma ora c’è un altro passo avanti: i commenti diventano infatti vere e proprie discussioni (che restano visibili sul documento), con tanto di @ per citare i nostri interlocutori, timestamp e immagine del profilo di ogni persona che commenta, “risoluzione” del commento nel caso non volessimo più visualizzarlo sul nostro documento.

Una bella novità, che ci rende ancora più autonomi rispetto ai documenti su cui lavoriamo con altre persone: la citazione, ad esempio, ci permette di inviare una notifica via email alla persona chiamata in causa, che può sia fare click sul link nel messaggio per intervenire nella discussione, ma può anche rispondere all’email e il suo intervento viene immediatamente “trasformato” in risposta alla conversazione.

Ovviamente le notifiche via email possono essere disattivate, scegliendo solo le attività per cui desideriamo essere informati.

Una cosa che abbiamo notato è che, se scegliamo di citare con la @ una persona in un commento, questa viene automaticamente aggiunta al documento, come se fosse stata invitata tramite le impostazioni standard di condivisione.

Di questi tempi tutti riceviamo un bel po’ di posta quotidiana: messaggi personali, mailing list, notifiche dei social networks, estratti conto, promozioni da un sito di shopping, reminder.

I filtri e le etichette di Gmail sono stati inventati proprio per gestire questo “diluvio” di testo, ma dato che l’organizzazione non è mai troppa, dopo Priority Inbox (per ordinare automaticamente e-mail in arrivo) Gmail aggiunge un’altra funzione: le Smart Labels, che ci aiutano a classificare automaticamente i messaggi grazie ad un algoritmo.

Dopo aver abilitato le Etichette Intelligenti dai Labs di Gmail, tra le nostre etichette vediamo comparirne alcune nuove, ciascuna delle quali si applica automaticamente un certo tipo di messaggi:

- Bulk: comprende qualsiasi tipo di mailing di massa, come newsletter e-mail promozionali, e di default è impostato per saltare l’Inbox e andare direttamente in Archivio (opzione modificabile dalla scheda Impostazioni>Filtri)
- Notifications: sono i messaggi inviati direttamente a te, come estratti conto, conferme, avvisi
- Forums: comprendeno e-mail dalla mailing list di gruppi a cui siamo iscritti

Ovviamente molti di noi avranno già un bel numero di etichette configurate per sistemare la posta in arrivo ed è probabile che i filtri creati si sovrappongano con questa nuova funzione di Gmail.
A questo proposito, nella scheda Filtri in Impostazioni, queste labels possono essere modificate, proprio come tutti le altre. Da lì è anche possibile modificare i filtri esistenti per evitare conflitti o fare in modo che la Smart Label non salti l’Inbox (questo si può fare anche dall’Inbox stessa: click sull’etichetta, e poi selezionare o deselezionare la checkbox nell’angolo in alto a destra).

Le Smart Labels si integrano anche quando si crea un filtro. Google mostra infatti un’ulteriore opzione “categoria”, che ci permette di scegliere tra: Bulk, Notifications, Forums, Personal, Promotions. Le prime tre hanno già le proprie etichette intelligenti corrispondenti, mentre tutti i messaggi classificati come Promotions sono archiviati in Bulk e la categoria Personal comprende il resto dei tuoi messaggi.

More “I do”s, less “to-do”s

Molto carino il modo in cui Google introduce un tool nuovo di zecca, che sicuramente ha a che fare con l’avvicinarsi di san Valentino…

Si chiama Google for Weddings ed è un kit di sopravvivenza per coppie geek (ma non solo), che ti aiuterà a programmare il tuo matrimonio senza andare fuori di testa!

Nel “pacchetto” troviamo:
- Google Sites, con layout ad hoc, per creare mini siti dove condividere info sul matrimonio, sulla location, inviti, foto, video, etc…
- Picnic, per ritoccare e modificare le foto, così come per creare inviti personalizzati
- Google Docs, con template speciali per gestire le to-do-list, organizzare la disposizione degli invitati ai tavoli, monitorare uscite (ed entrate)
- Picasa Web Album, per creare set di foto da condividere online

Google ha tirato fuori dal cilindro questo set dopo aver collaborato con una famosa wedding planner USA, che ha condiviso la sua esperienza per fornire consigli e suggerimenti sull’organizzazione di uno dei giorni più frenetici della propria vita.

Per i residenti USA c’è perfino un concorso a premi, quindi se sei maggiorenne, vivi negli States e ti sposi l’anno prossimo, potresti vincere $ 25.000 per un matrimonio da sogno (vedi Regolamento). In più, Michelle Rago e il suo team saranno i consulenti della coppia vincente riguardo la location, fiori, cibo e tutto ciò che serve per un matrimonio da favola.

Se sei un utente di Chrome, stamattina quando hai fatto login nel tuo account Gmail probabilmente hai notato un messaggio in evidenza nell’Inbox, che ti chiedeva se volessi attivare le notifiche desktop per i messaggi di posta.

Una volta accettato l’invito, nelle Impostazioni Generali di Gmail viene aggiunto un nuovo box contente le opzioni per le notifiche desktop: d’ora in poi possiamo infatt abilitare o meno le notifiche per la chat o per i messaggi di posta (tutti o solo quelli segnalati come importanti).

Attivando questa opzione (solo in Chrome secondo Gmailblog) le notifiche vengono recapitate sul nostro desktop tramite pop-up in HTML5. Speriamo che Google riesca ad abilitarle presto anche negli altri browser, così finalmente eviteremo di perderci un importante messaggio di chat, solo perché quando è arrivato non stavamo guardando la finestra Gmail!

Da qualche tempo Google ha ampliato lo spazio di archiviazione documenti per ogni account free, consentendo l’upload di molti tipi di file. Proprio ieri ha aggiornato la lista dei contenuti supportati, aggiungendo i video:

Uploaded video files can be up to 1 GB. These are the most common video formats that you can upload and play:

* WebM files (Vp8 video codec and Vorbis Audio codec)
* .MPEG4, 3GPP and MOV files – (h264 and mpeg4 video codecs and AAC audio codec)
* .AVI (many cameras use this format – typically the video codec is MJPEG and audio is PCM)
* .MPEGPS (MPEG2 video codec and MP2 audio)
* .WMV
* .FLV (Adobe – FLV1 video codec, MP3 audio)

Perchè caricare video su Google Docs quando abbiamo YouTube? In realtà può essere utile nel momento in cui dobbiare fare l’embed di un video in una presentazione o un documento: sarà comodo poter fare click su Play direttamente dal file, senza inserire il link a un sito esterno. Ancora più comodo sarebbe poter fare l’embed di un video che esiste giù su YouTube (ma questa è un’altra storia…)

Ad ogni modo, il link veloce a tutti i vostri video caricati è questo: https://docs.google.com/#videos

Segnaliamo anche un update alla preview dei documenti: nonostante Google dichiari che il Viewer sia in grado di aprire PDF, TIFF e presentazioni PowerPoint, in realtà riesce a mostrarci anche file di Word, Excel e PostScripts di Adobe. La conversione del file in docs non ha sempre un output perfetto e, ad esempio, nel caso vogliate salvare un excel tra i vostri documenti con la funzione “Salva in Google Docs”, il file viene salvato come non editabile.

Per ottenere una vera e propria conversione in foglio di calcolo modificabile preferite la funzione che effettua una copia in Google docs.

[via]

Anche se Google ha deciso di dismettere il progetto Wave a causa dei costi crescenti e della crescita non incoraggiante degli utenti, Wave ha avuto una base di utilizzatori piccola, ma fedele. E non ci sono stati dubbi sul fatto che si trattasse di uno strumento incredibile.

Ora Google ha deciso di “riciclare” tutti quei gadget che si potrebbero aggiungere ad una Wave e ha tirato fuori dal cilindro Shared Spaces, un servizio che utilizza la tecnologia dei gadget di Wave per creare mini-spazi condivisi che consentono la collaborazione su un task o un evento.
Si possono già trovare una serie di gadget organizzati in diverse sezioni come la pianificazione, la produttività, giochi e sondaggi.

Creare uno spazio condiviso è piuttosto semplice: basta premere il pulsante posto sotto di qualsiasi gadget e fare login con il proprio account Google, Twitter e/o Yahoo. Dopo aver creato lo spazio, è possibile condividerlo con altri utenti tramite l’URL che viene automaticamente generato.

Probabilmente l’idea di Google di riutilizzare singolarmente tutti i gadget di Wave non è poi così male: in questo modo possiamo scegliere di volta in volta il tipo di spazio condiviso adatto al nostro obiettivo (organizzare un evento, pianificare un viaggio tramite una mappa condivisa, giocare a sudoku, creare un sondaggio, etc), risparmiandoci l’approccio “all inclusive” di Wave, che a suo tempo aveva generato più confusione che vera utilità.

[via]

A marzo di quest’anno anche Google calendar ha aggiunto il suo laboratorio di features aggiuntive, molte delle quali sono effettivamente entrate di diritto tra quelle che usiamo abitualmente.

SMART RESCHEDULER, per esempio, integra l’abilità della ricerca di Google con la necessità di pianificare un incontro: ad, esempio, nell’ipotesi che abbiate un incontro da rimandare, Google cerca e trova la migliore data alternativa (in base a date, orari, disponibilità dei partecipanti) per ri-pianificare quello stesso evento.

Sono stati poi introdotti i GENTLE REMINDERS, le notifiche degli eventi che, una volta attive, cominciano a far lampeggiare il tab del browser dove abbiamo il calendario aperto; le ICONE per personalizzare ogni evento; la possibilità di aggiungere ALLEGATI ad ogni attività in programma; il COUNTDOWN per il prossimo appuntamento e così via.

L’ultima novità aggiunta al Calendario di Google sono gli OPTIONAL ATTENDEES, ovvero finalmente abbiamo la capacità di identificare i partecipanti ad un evento come strettamente necessari o meno. Quando creo un nuovo appuntamento e aggiungo una serie di persone che dovranno partecipare, posso personalizzare l’evento indicando il ruolo di alcuni ospiti e rispondendo in anticipo alla classica domanda “ma ci devo proprio venire?”

NUOVO EDITOR DI GRAFICI
Google Spreadsheets ha un nuovo editor per i grafici che contiene un elenco di grafici consigliati, permette di selezionare i colori e ha un riquadro di anteprima più grande. Si posso aggiungere timelines, organigrammi, indicatori e grafici in movimento senza l’utilizzo di gadget.

STORICO DELLA VERSIONE DI UN FILE
Ecco una funzione che sarà utile quando Google Docs aggiungerà il supporto per la sincronizzazione: lo storico della versione di un file. Finora abbiamo usato questa funzionalità per i documenti che possono essere modificati in Google Docs, ma non per i PDF e altri files.

Ad oggi, ogni volta che si modifica un file si deve caricare la nuova versione come un nuovo file con un nuovo URL, ri-condividere e mettere nella cartella il file corretto. Ora invece, selezionando l’opzione Aggiungi o gestisci le versioni di qualsiasi tipo di file, è possibile caricare nuove versioni di un file, scaricare le versioni precedenti ed eliminare le versioni più vecchie. Unico svantaggio è che questo si può fare manualmente, ma, nel caso di due files identici con lo stesso nome, il sistema non riesce a sostituire automaticamente il vecchio file con la nuova versione.

FUSION TABLE
Un interessante servizio lanciato lo scorso anno in Google Labs, che presto sarà disponibile in Google Docs, per aiutare gli utenti a gestire grandi insiemi di dati con l’obiettivodi fondere la gestione dei dati con tools di collaborazione: unire più fonti di dati, discussione dei dati, visualizzazione e pubblicazione sul Web.

CLOUD PRINTING
Il Cloud Printing è un progetto che abiliterà le applicazione di qualsiasi dispositivo a stampare i documenti, scavalcando drivers e sistemi operativi locali attraverso l’uso di un servizio di stampa cloud. Google afferma che le stampanti “verranno trattate più o meno allo stesso modo dei documenti in Google Docs”. Cloud Printing sarà attivato probabilmente nelle prossime settimane in Google Chrome e Chrome OS.