Novità per i documenti di Google: durante la creazione di un nuovo foglio di testo, di calcolo o presentazione troviamo ora l’opzione di selezionare un template tra i 309 attualmente presenti nella Docs Templates Directory.

Suddivisi per tipo di documento di destinazione, per categorie e per preferenze degli utenti (calcolate in base ai voti ricevuti), i templates sono un valido aiuto per presentare i nostri contenuti in maniera gradevole con il minimo sforzo. Prima di selezionarli per i nostri progetti, i templates sono visualizzabili come anteprima e, inoltre, i modelli che abbiamo utilizzato restano visibili nella sidebar laterale. Oltre ai modelli per calendari, inviti, presentazioni e curricula, utilissime sono le checklist, i modelli di fattura e gestione di budget. Tutto in inglese, per ora, e tutto creato in collaborazione con Avery Dennison, Vertex42.com, TemplateZone e Visa Business.

A questo punto aspettiamo che gli stessi utenti possano creare ed inserire nella directory templates autoprodotti e, ovviamente, in italiano!

Esiste già qualche applicazione web che consente di importare i propri documenti per leggerli poi via browser: in particolare l’upload di file PDF per l’archiviazione online e la condivisione con amici e colleghi è resa possibile da Slideshare e Scribd.

Tuttavia il nuovo servizio Issuu batte i suoi predecessori quanto a gradevolezza e fluidità di navigazione, poiché trasforma letteralmente un file PDF in un vero e proprio magazine da sfogliare online, convertendo un documento statico in una pubblicazione interattiva.

Una volta creato il proprio account, è possibile sfruttare le caratteristiche gratuite di Issuu per presentare il proprio portfolio, una ricerca, un libro, un catalogo, un album fotografico in maniera assolutamente accattivante, approfittando di tutti gli strumenti di esplorazione e condivisione concessi da questa applicazione.

Issuu infatti è interessante sia per il lettore, che attraverso le pagine Explore o People può curiosare tra tutti i documenti presenti in archivio, lasciare commenti, condividere il PDF via email o inserirlo nel proprio sito web/blog; sia anche per il publisher, che gestisce le informazioni relative al proprio profio dalla pagina Profile mentre in My Library contiene le pubblicazioni caricate e quelle segnalate come preferite (da tenere presente che la dimensione massima consentita per l’upload del PDF è di 100 MB/500 pagine/100 dpi, mentre non c’è alcun limite per numero di files che si possono inserire).

Quando si apre un documento, l’interfaccia di Issuu consente di sfogliare il PDF pagina dopo pagina cliccando le freccette laterali oppure sul bottone Index, che mostra un’anteprima di tutte le pagine che compongono il file. E’ anche possibile sottoscrivere il FeedRSS di ciascun utente, per essere continuamente aggiornati sui nuovi PDF pubblicati.

Nella parte superiore della pagina, troviamo gli strumenti che rendono Issuu un sito “sociale”: Condividi (con tanto di opzioni di personalizzazione del player), Commenta, Aggiungi ai preferiti (bookmark), oltre al pulsante per la modalità schermo intero e la stampa. Ma ora basta con le spiegazioni: guardate voi stessi che cosa si può ottenere in pochi minuti!

[esempio di pdf generato dai FeedRSS di Googlisti.com tramite RSS2PDF]

gDocsBar è una comoda estensione per Firefox che ci consente di gestire tutti i documenti ospitati su Google Docs direttamente dalla sidebar nella finestra del browser.

Dopo aver installato l’estensione, è necessario autenticare il proprio account con username e password, le quali vengono archiviate in Firefox nella scheda Sicurezza, accessibile dalle preferenze del browser. A questo punto, gDocsBar mostra nella barra laterale di Firefox i documenti già caricati su Google Docs divisi per tipo di file, i quali possono essere filtrati per data, autore e titolo oppure ricercati attraverso un motore interno di ricerca.

gDocsBar consente anche il trascinamento di nuovi documenti all’interno della sidebar, i quali automaticamente vengono archiviati nel proprio account di Google Docs (via Firefoxfacts).

[installa gDocsBar]

Qualche giorno fa abbiamo visto come effettuare alcune operazioni (eliminare, riorganizzare, unire pagine) con i documenti PDF attraverso un editor online gratuito: ma come estrarre i contenuti di un file PDF per renderli modificabili attraverso Word o Notepad?

Una possibilità viene data agli utenti Windows dall’applicazione Free PDF to DOC Converter, un piccolo programma che permette di caricare un file PDF e trasformarli in documento di Word, rendendo dunque il testo, eventuali grafici o immagini completamente selezionabili e modificabili (via Freewaregenius).

Nelle opzioni, è possibile scegliere se convertire tutto il documento o solo alcune pagine, mentre l’opzione Use text-box ci aiuta a mantenere fissa la posizione dei vari elementi, in PDF molto complessi, attraverso l’utilizzo di caselle e contenitori.

In generale, la qualità del file convertito è buona: il documento mantiene piuttosto bene la formattazione originaria, tranne in caso di PDF molto elaborato in cui è possibile che il il file generato si discosti un pò da quello iniziale.

NOTA: per la semplice estrazione di testo da un PDF considerate anche Text Mining Tool.

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Il 2008 si apre all’insegna di alcune interessanti nuove caratteristiche nei documenti di Google: finalmente è possibile creare sottocartelle nelle quali spostare i documenti creati e “nascondere” i files che vogliamo mantenere privati, solo trascinandoli sull’icona Nascosto. La toolbar si arricchisce dunque di alcuni pulsanti che migliorano la gestione dei documenti: Sposta in (cartella), Rinomina e Visualizza i files nascosti.

Ma le novità maggiori riguardano le presentazioni le quali diventano finalmente integrabili nei siti web, in pieno stile YouTube, tramite il semplice copia/incolla di codice HTML. E per scoprire le altre novità voltate le pagine della presentazione che abbiamo realizzato: niente di meglio di una prova sul campo per testare le nuove funzionalità!

Il 2007 è stato un anno importante per lo sviluppo di applicazioni per la gestione di documenti, fogli di calcolo e presentazioni web-based a discapito delle “vecchie” suite proprietarie.
Google in particolare si è rivelata leader anche in questo settore, nonostante i numerosi competitors emergenti, registrando un’impennata da parte degli utenti nell’utilizzo di Google Docs dopo l’aggiunta del link ai documenti nell’interfaccia di Gmail.

Tuttavia una delle difficoltà più comuni è l’impossibilità -almeno per ora- di sincronizzare i documenti online ed offline e, di conseguenza, di ricordare quale sia il file più aggiornato tra quelli presenti sul pc e quelli caricati invece sul nostro account.

A rimediare a questa carenza ci sta provando DocSyncer, un’applicazione gratuita la quale, dopo esser scaricata ed installata sul nostro pc, ad ogni avvio del sistema operativo (attualmente solo Windows) effettua automaticamente la scansione dei documenti e la sincronizzazione tra le copie offline e quelle online tramite l’account di DocSyncer. Ogni volta che apportiamo cambiamenti ad un documento, DocSyncer si occupa di aggiornare tutte le versioni esistenti di quel file, sia sul computer che, ovviamente, sul web.

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E’ la ciliegina sulla torta per quanto riguarda gli strumenti del “pacchetto” Google Docs: dopo i Documenti ed i Fogli di Calcolo, mancava solamente una web application per le presentazioni e ora, finalmente, il cerchio è chiuso.

Non si chiama Presently, come qualcuno aveva ipotizzato, ma semplicemente Google Presentation e, attualmente, non tutti gli utenti possono accedervi, neanche impostando la lingua inglese (US) nel pannello di gestione dell’account Google: unico canale di accesso a Presentation che abbiamo trovato fin’ora è tramite l’account di Google Apps.

AGGIORNAMENTO Presentation è ufficialmente disponibile per tutti gli account di Google.

Nella pagina dei documenti, dal menù a tendina New clicchiamo Presentation e siamo reindirizzati nel “laboratorio” delle slides: possiamo creare una nuova presentazione oppure importarla da pc; modificare il tema, inserire testi e immagini (ma non files multimediali, per ora), condividerla con altri utenti che sono collegati via Gtalk, pubbblicarla sul web e così via, come già siamo abituati a fare con gli altri documenti gestiti dalla applicazioni di Google.

Per quanto riguarda l’output, oltre ad una versione stampabile e alla possibilità di salvare la presentazione in formato compresso, Google Presentation non ci permette di scaricarla direttamente in ppt.

Tuttavia, Google Presentation, così come gli altri strumenti del pacchetto gratuito offerto da Google, è proprio il tassello mancante ad una vera e propria suite da ufficio che ci permette di archiviare i nostri files sul web, lavorare su di essi e condividerli con facilità estrema con altri utenti e collaboratori. Già localizzata in 25 lingue, Italiano compreso, non credo manchi molto, forse, ad un motore di ricerca dedicato che ci consentirà di cercare agevolmente tra tutte le presentazioni pubbliche create e condivise dagli users!

Google Docs e Fogli di Calcolo è davvero utile se sfruttato in concomitanza con altri servizi web come Gmail, che ci consente di aprire gli allegati direttamente online e, magari, ripubblicarli sul nostro sito web.

Ad esempio, se ricevo sulla mia casella email un file .doc, posso aprirlo in Google Docs, modificarlo, condividerlo e ripubblicarlo sul mio blog/sito web. Ma come potrei fare per modificarne l’estensione e pubblicarlo come pdf invece che come documento di Word?

Proprio per questa occorrenza, Google Operating System ha spiegato un piccolo trick per cambiare l’estensione di un file pubblicato da Google Docs: vediamo come funziona.

1. FOGLI DI CALCOLO

Un foglio di calcolo pubblicato ha un indirizzo del tipo
http://spreadsheets.google.com/pub?key=[ID]
Per pubblicare il documento in un formato diverso dobbiamo aggiungere il parametro
&output= seguito dall’estensione voluta (xls, pdf, ods, csv, txt)
Esempio: http://spreadsheets.google.com/pub?key=[ID]&output=xls

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