Sebbene i documenti di Google siano già dotati di chat, per commentare in diretta la produzione condivisa di contenuti, qualche tempo fa Google aveva rilasciato alcuni miglioramenti per i commenti che si possono lasciare su un documento. A differenza della chat, per cui non è previsto un archivio delle conversazioni e, dunque, viene persa alla chiusura del doc, i commenti sono salvati nella sidebar del documento stesso, consentendone la lettura a tutto il team di lavoro.

Ma ora c’è un altro passo avanti: i commenti diventano infatti vere e proprie discussioni (che restano visibili sul documento), con tanto di @ per citare i nostri interlocutori, timestamp e immagine del profilo di ogni persona che commenta, “risoluzione” del commento nel caso non volessimo più visualizzarlo sul nostro documento.

Una bella novità, che ci rende ancora più autonomi rispetto ai documenti su cui lavoriamo con altre persone: la citazione, ad esempio, ci permette di inviare una notifica via email alla persona chiamata in causa, che può sia fare click sul link nel messaggio per intervenire nella discussione, ma può anche rispondere all’email e il suo intervento viene immediatamente “trasformato” in risposta alla conversazione.

Ovviamente le notifiche via email possono essere disattivate, scegliendo solo le attività per cui desideriamo essere informati.

Una cosa che abbiamo notato è che, se scegliamo di citare con la @ una persona in un commento, questa viene automaticamente aggiunta al documento, come se fosse stata invitata tramite le impostazioni standard di condivisione.

A sorpresa Google ha appena rilasciato un bell’update all’interfaccia dei Documenti, potenziando filtri e navigazione e prendendo in prestito alcune features di gMail.

Collections
Le cartelle hanno ceduto il passo alle “collezioni” (proprio come le etichette di gMail), che possono contenere file e docs ed essere condivise secondo le regole di default.
Facendo click sula piccola freccia rivolta verso il basso, accanto al nome di ogni Collezione, apre un menù contestuale con svariate attività che possiamo svolgere: rinominare, condividere, aggiungere docs, segnare come preferito, cancellare, e così via.
Le checkbox sono scomparse, quindi per aggiungere un documento ad una Collezione bisogna selezionarlo e trascinarlo (Ctrl o Cmd per selezione multipla).

Immagini e video
Dal momento che Google consente l’upload di immagini e video, Google ha aggiunto un filtro avanzato che ricerca solo questi tipi di file e consente anche di guardali in modalità slideshow (i video possono hanno anche un player integrato direttamente nell’anteprima).

Filtri avanzati
Oltre ai filtri standard per cercare i documenti in base al tipo di file, ci sono ora altre opzioni che ci permettono di vedere i documenti in base alle impostazioni di condivisione o a chi ne è titolare (documenti creati da noi oppure creati da altri e condivisi con noi).

Ordine di priorità
Ancora in maniera simile alla Priority Inbox di Gmail, nei Docs è stato aggiunto un’ulteriore opzione in alto a destra per modificare l’ordine di documenti e file in base a titolo, data di apertura o modifica, ma anche priorità.

Anteprima documento
Facendo click sul titolo di un elemento possiamo aprirlo in una nuova pagina, ma il click avviene su qualsiasi altra parte della riga, Google ci mostra un’anteprima del doc selezionato nella colonna laterale destra. Qui è possibile visualizzare una miniatura del file e visualizzare/modificare le informazioni di condivisione o l’appartenenza ad una o più collezioni.

TIP: se non vi piace la nuova interfaccia, potete sempre tornare a quella vecchia da qui: https://docs.google.com/?ui=1

Da qualche tempo Google ha ampliato lo spazio di archiviazione documenti per ogni account free, consentendo l’upload di molti tipi di file. Proprio ieri ha aggiornato la lista dei contenuti supportati, aggiungendo i video:

Uploaded video files can be up to 1 GB. These are the most common video formats that you can upload and play:

* WebM files (Vp8 video codec and Vorbis Audio codec)
* .MPEG4, 3GPP and MOV files – (h264 and mpeg4 video codecs and AAC audio codec)
* .AVI (many cameras use this format – typically the video codec is MJPEG and audio is PCM)
* .MPEGPS (MPEG2 video codec and MP2 audio)
* .WMV
* .FLV (Adobe – FLV1 video codec, MP3 audio)

Perchè caricare video su Google Docs quando abbiamo YouTube? In realtà può essere utile nel momento in cui dobbiare fare l’embed di un video in una presentazione o un documento: sarà comodo poter fare click su Play direttamente dal file, senza inserire il link a un sito esterno. Ancora più comodo sarebbe poter fare l’embed di un video che esiste giù su YouTube (ma questa è un’altra storia…)

Ad ogni modo, il link veloce a tutti i vostri video caricati è questo: https://docs.google.com/#videos

Segnaliamo anche un update alla preview dei documenti: nonostante Google dichiari che il Viewer sia in grado di aprire PDF, TIFF e presentazioni PowerPoint, in realtà riesce a mostrarci anche file di Word, Excel e PostScripts di Adobe. La conversione del file in docs non ha sempre un output perfetto e, ad esempio, nel caso vogliate salvare un excel tra i vostri documenti con la funzione “Salva in Google Docs”, il file viene salvato come non editabile.

Per ottenere una vera e propria conversione in foglio di calcolo modificabile preferite la funzione che effettua una copia in Google docs.

[via]

I documenti di Google, salvati “on the cloud” e accessibili da qualunque luogo dotato di connessione internet, hanno sicuramente reso possibile un’immediatezza e facilità di collaborazione senza predecenti. Poche settimane fa, nell’ultima versione dei docs rilasciata da Google, sono emerse funzioni aggiornate che ci semplificano la vita durante la stesura di progetti di condivisi: vediamo i commenti.

Collegamento del testo al commento
I commenti sono piccoli snippet di testo che permettono a qualsiasi utente stia lavorando su un doc di aggiungere la propria nota al di fuori dell’area dei contenuti.
Il commento si aggiunge selezionando una porzione di testo e facendo click su Inserisci > Commento.
Visivamente, chi collabora allo stesso documento riconosce subito i punti commentati: cliccando sulle parole evidenziate viene identificato il commento corrispondente e viceversa.

Commenti a margine

Commento in Google Docs

I commenti vivono al di fuori dei margini dello spazio di editing – ma sono collegati al testo di riferimento nel documento. Questo significa che è possibile lasciare note per gli altri collaboratori, senza tuttavia ingombrare il contenuto originale.
Possiamo visualizzare o nascondere tutti i commenti selezionando o deselezionando la voce di menu Vedi>Mostra commenti/Nascondi commenti.

Interazione nella finestra del commento
La piccola finestra che contiene il commento ha un’interfaccia molto intuitiva che ci consente diverse azioni:
- eliminare un commento, facendo click sull’icona del cestino sopra un commento;
- rispondere a un commento premendo la freccia di risposta, in modo tale che questo apparirà proprio sotto la nota a cui si sta rispondendo;
- nascondere un commento attraverso la “X” nella parte superiore della finestra.

Per provare le nuove funzioni dei documenti di Google inclusi i commenti, è necessario interagire con l’ultima versione dei docs, accessibile da un link sempre in evidenza nella barra in alto a destra della pagina oppure dalla scheda Impostazioni.

Un bel po’ di innovazioni da Google in queste ultime due settimane!

Una delle cose più interessanti è la nuova Dashboard personale, che consente ad ogni utente con un profilo Google di verificare tutte le informazioni relative al proprio account. La Dashboard è infatti una sorta di riepilogo generale di tutti i dati “scambiati” con le applicazioni di Google: ottima iniziativa volta a garantire trasparenza e facilità di controllo delle informazioni che Google dispone sui propri utenti.

Sul fronte dei Documenti va ricordato che già da un po’ è stata introdotta la funzione di anteprima dei documenti direttamente in Gmail, opzione che va abilitata dal pannello dei Labs come le già note funzioni di preview di foto e video.
Nuova opzione di download dei documenti salvati nel proprio account di Google Docs con l’opzione “Batch Export”, ovvero selezionando tutti i nostri documenti possiamo scegliere di esportarli simultaneamente con un solo click: Google li comprime ed archivia in una cartella .zip pronta per il download.

Una novità non ufficiale è la scansione OCR dei documenti caricati, la quale in realtà non è una funzione propriamente integrata in Google Docs, ma è accesibile da questo uploader di esempio. La sigla OCR sta per “Optical Character Recognition” e indica, quindi, la possibilità di dare in pasto a Google delle immagini (scansioni, foto, etc) che rappresentano un testo ed ottenere un file testuale modificabile di quello stesso stesso.

Aggiornamento anche della funzione Gmail Offline, con la possibilità di scegliere, tramite Gmail Labs, quali messaggi scaricare, indicando anche il periodo di riferimento per il download. Chiaramente le opzioni sono modificabili in qualsiasi momento in base alle proprie attuali esigenze.

Infine, nuovissima funzione di ricerca progettata specificatamente per attività commerciali online: Google Commerce Search utilizza gli algoritmi (e l’hosting) di Google per ottimizzare la trovabilità di prodotti all’interno di uno store online. Chiunque voglia iniziare un’attività di vendita online sfruttando le stesse caratteristiche del motore di ricerca Google sul proprio sito, può caricare i propri prodotti nel Google Merchant Center, personalizzare l’aspetto del nuovo negozio e gestire opzioni, promozioni e coupons, valutare i dati analizzati tramite un sistema di statistiche integrato. Il tutto non gratis, ma con una fee annuale che parte da $ 50,00 per anno e aumenta proporzionalmente al numero di items caricati e ricerche effettuate sul proprio sito ogni anno.

condividere cartella google docs

Finalmente avviata una delle funzioni più richieste per Google Docs, ovvero la capacità di condividere intere cartelle e, ovviamente, eventuali sottocartelle e documenti contenuti.
Le cartelle condivise rendono facile per un team di persone collaborare su progetti che richiedono più documenti, fogli di calcolo o presentazioni.

Una volta che si condivide una cartella, tutti gli elementi inclusi saranno accessibili alla persona o al gruppo di condivisione. È possibile aggiungere successivamente altri utenti a una cartella condivisa esistente; allo stesso tempo, ogni elemento che viene aggiunto alla cartella condivisa verrà automaticamente reso accessibile agli utenti contrassegnati. Così come avviene già per la condivisione di documenti, anche per la cartelle i permessi di condivisione si riferiscono alla sola visualizzazione dei file o anche all’editing.

Upload multiplo

Oltre a condividere le cartelle, l’altra novità è la possibilità di effettuare l’upload di più file contemporaneamente in Google Docs, selezionando anche la cartella di destinazione dei documenti.

Al contrario di Google Wave, al quale ancora non riusciamo a metter mano, queste funzioni sono attualmente in release, pertanto se ancora non doveste averle, sappiate che saranno a disposizione di tutti entro la fine della giornata (via googleblog).

Nell’ambito di un corso di formazione (qui la lezione introduttiva) su nuove forme di apprendimento basate sulle tecnologie digitali (leggi Google Apps Education) una delle difficoltà maggiori si sta rivelando essere non tanto la spiegazione tecnica di come eseguire determinati task, quanto l’insegnamento di un approccio diverso alla didattica, che, proprio a partire dalla logica della rete, dovrebbe/potrebbe essere tradotta nella scuola in un modello di apprendimento collaborativo e partecipato.

Tralasciando tutte le considerazioni di carattere teorico (che probabilmente potrò elaborare a fine corso) e vista l’affinità degli argomenti che sto insegnando con i temi quotidiani di Googlisti, in questo periodo mi appunterò qui alcuni spunti per le mie lezioni: stavolta partiamo da questo post sui documenti di Google.

Ci sono molti servizi sul web per la collaborazione online, ma non c’è dubbio che Google Docs è rapidamente diventato uno dei più popolari, soprattutto perchè è completamente gratuito (anche nella versione Apps Education), è web based, funziona con qualsiasi browser (anche mobile), è multilingua, consente la collaborazione in tempo reale ed è davvero semplice da utilizzare. Ma ciò non significa che manchi di alcune funzionalità. (continua…)

Appena qualche giorno di assenza e ci tocca passare in rassegna le ultime novità sfornate dall’inarrestabile team di Google:

GMAIL:
- abilitando la funzione Location in Signature è possibile aggiungere alla propria firma nei messaggi di posta la posizione geografica da cui  si sta scrivendo (determinata in base alla localizzazione dell’indirizzo IP, quindi non accurata al 100%);

- la modalità Offline, aggiornata alla versione 0.2, ora permette di specificare la dimensione massima di allegati da scaricare insieme ai messaggi di posta;

- il Contact Manager è stato finalmente dotato di una ricerca avanzata, degna di Google, che permette di ricercare un contatto in base a qualsiasi informazione associata ad esso, dal titolo alla compagnia lavorativa, al numero di telefono, alla località e così via.

MOBILE
L’interfaccia mobile dei documenti di Google era utile per leggere file e vedere presentazioni anche da telefonino, ma adesso i fogli di calcolo sono diventati modificabili: ora è possibile aggiungere, modificare, rimuovere celle e colonne direttamente dall’iPhone, da Nokia Serie N e tutti gli smartphones con browser WebKit-based.

SOCIAL WEB
Dopo l’uscita di Friend Connect, Google pare essersi posto il problema di dove farci inserire tutti i nuovi gadget creati e ci propone un nuovo tool “sociale” chiamato appunto Social Bar. Dal blog di Google leggiamo che questa barra, posizionata nell’estremità inferiore o superiore di una pagina web, racchiude una serie di funzioni con le quali i lettori possono interagire: ci si può aggiungere al network del sito, leggere l’attività recente degli utenti iscritti, gli ultimi commenti e vedere gli altri membri del sito.

Chi l’ha già installata? Che ve ne pare?